GTD: OmniFocus v. Things

  1. 소개: GTD & OmniFocus vs. Things

    GTD는 David Allen이 처음 주장한 할 일 관리 방법론으로, 해야할 일이 생각날 때마다 한 곳에 모두 모아서 적어 두었다가, 시간이 날 때 언제 이 일을 할 수 있을 지 정리해 두고, 그 일을 할 수 있게 되었을 때, 할 수 있는 일을 모두 끝내자는 생각에 기반을 하고 있습니다. 사실 저도 GTD에 대한 책을 아직 읽어보진 않고 인터넷을 통해서만 접하고 지식을 얻었기 때문에 부족한 부분이 있습니다. 여기서는 GTD에 대해 다루기 보다는 GTD를 기반으로 한 두 개의 유명한 할 일 관리 App을 사용해 본 경험을 공유해 보려고 합니다.

    OmniFocus와 Things는 모두 GTD를 기반으로 한 앱입니다. 기본적인 작업 흐름은 크게 다르지 않다고 생각하지만, 제작자의 철학이 달라서인지 세세하게 사용법이 다릅니다. 일단 먼저, 그리고 더 오래 사용해 본 Things의 경우에는 GTD 기법을 적용하기 쉽고 유연하게 약간의 수정이 가해졌습니다. 이를 위해서 컨텍스트라는 GTD의 핵심적인 개념 중 하나를 포기하고 대신 태그를 도입했습니다. 이와 달리 OmniFocus는 GTD를 최대한 깊이 있게 적용할 수 있도록 고민한 듯합니다. 가장 단적으로는 다른 GTD 앱과도 다르게 거의 유일하게 다층 개념의 GTD를 지원하고 있다는 사실이 이 점을 잘 보여주고 있다고 생각합니다.

    참고로 이 포스팅은 iOS 앱만을 대상으로 했습니다. 맥이 없어요..

  2. 사용 흐름

    GTD의 기본적인 업무흐름은 __수집 > 처리 > 실행 > 리뷰__로 이루어져 있습니다. 그리고 두 애플리케이션 모두 기본적으로 이 흐름을 따르고 있습니다. 다만 앞에서도 말씀드렸다시피 세세한 부분에서 약간씩의 차이를 보여주고 있습니다.

    1. 수집(Collect)

      수집은 무언가 할일이나 아이디어가 떠올랐을 때, 바로 Inbox 같은 곳에 기록해 두는 것입니다. 따라서 인박스에 접근하는 것은 쉽고 빨라야 됩니다. 일단 두 개 모두 앱 내에서 어디에서든지 + 기호를 누르면 바로 할 일을 만들 수 있습니다. 이 과정에서 차이점은 옴니포커스는 _Save+_라는 버튼을 따로 만들어서 연속적으로 인박스 아이템을 생성할 수 있다는 것입니다. 그 외에 수집 과정에서 두 앱이 도입한 유용한 기능과 차이는 아래와 같습니다.

      • Share/Action Extension: 옴니포커스와 씽즈 모두 익스텐션 기능을 이용해 사파리 등 외부 앱에서 바로 자신들의 앱에 인박스 아이템을 생에할 수 있게 해줍니다. 여기서 옴니포커스는 익스텐션에서 바로 프로젝트와 컨텍스트 등을 지정할 수 있는 반면, 씽즈는 제목과 노트를 쓰고 그저 인박스로 담을 수 만 있다는 점입니다.
      • 미리알림에서 불러오기: 둘 다 미리알림에서 불러오기가 됩니다. 이 부분은 별 차이가 없을 것 같습니다.
      • url scheme: 역시 둘 모두 지원합니다. 저는 아주 기본적인 수준에서만 사용하고 있고, 아직 옴니포커스는 url scheme 사용해 보지는 않았습니다.
      • 위젯: 씽즈는 위젯에서 바로 새로운 할 일을 등록하는 화면으로 이동할 수 있습니다.
    2. 처리(Process)

      처리라는 것은 수집해서 인박스에 담아둔 할 일들을 하나씩 살펴보면서 적절한 프로젝트/컨텍스트(씽즈라면 태그)를 부여해서 나중에 할 수 있는 상황이 왔을 때를 대비하거나, 바로 끝낼 수 있는(대개 2분 이내) 일이라면 그 자리에서 끝내는 과정입니다. 이 과정에서 중요한 개념이 프로젝트와 컨텍스트 등일 것이고 여기에서 씽즈와 옴니포커스도 가장 크게 차이가 납니다.
      • Folder/Project

        옴니포커스에서는 프로젝트 외에 폴더라는 개념도 있습니다. 우리가 알고 있는 것과 동일한 기능을 하고 있으며, 폴더에는 할 일을 배정할 수 없습니다. 하지만 폴더 아래에 다시 프로젝트 들을 둘 수 있어서 다층 구조를 형성하는데 도움을 줍니다. 이는 씽즈에서는 Areas of Responsibilities가 유사한 기능을 합니다. 차이점은 씽즈에서는 이 Area들도 바로 밑에 프로젝트가 아닌 할 일을 둘 수 있다는 것입니다.        옴니포커스의 모든 할 일은 인박스에서 나오기 위해서 프로젝트에 소속되어야 합니다. 한 번 하고 말 일들도 프로젝트가 필요하기 때문에 옴니포커스에는 기본적으로 Misc.라는 사소한 일들을 위한 프로젝트가 기본적으로 만들어져 있어요. 씽즈도 Area에 소속될 수 있다는 것을 제외하면 비슷합니다.
      • Context

        옴니포커스는 GTD의 기본 개념에 맞게 컨텍스트를 사용하고 있습니다. 컨텍스트란 내가 어떤 일을 할 수 있는 상황에 대해서 미리 분류를 해서 정리 해둔 것입니다. 그래서 나중에 그 상황이 왔을 때, 거기에 맞는 컨텍스트를 보면 지금 내가 해야 할 일을 알 수 있는 것입니다. 예를 들어, 내가 은행에 직접 가서 해야만 할 들이 주기적으로 있을 때, @은행을 컨텍스트로 지정해 두면, 나중에 은행에 갔을 때, 해야할 일들을 한 번에 처리할 수 있게 해주는 것입니다.    컨텍스트에 대해서도 새로운 아이디어들이 나오고 있습니다. [Simplicity Bliss의 한 글](http://simplicitybliss.com/a-fresh-take-on-contexts)에서는 지금 더 중요한 것은 시간이나 도구가 아니라 집중력이기 때문에 내가 어느 정도로 집중력을 가질 수 있는지에 따라서 Full Focus, Thinking, routing 등으로 컨텍스트를 구성하는 것이 더 유용할 수 있다고 주장합니다    옴니포커스는 다층의 컨텍스트를 구성할 수 있습니다. 예를 들어 특정 장소에서만 할 일 > 집 또는 회사, 가볍게 할 수 있는 일 > 책 읽기 또는 그림그리기 같은 방식입니다. 다만 하나의 할 일이 여러 개의 컨텍스트에 동시에 있을 수는 없고, 이에 대해 제작자는 해쉬태그와 Custom perspective 기능을 활용하라고 조언하네요..    씽즈에서는 태그를 사용하고, 그렇기에 당연히 할 일 하나에 여러 개의 태그를 부여할 수 있습니다. 다만, 맥에서는 한 번에 여러 개의 태그로 필터링 해 볼 수 있지만, 아이폰이나 아이패드에서는 한 번에 하나의 태그만 볼 수 있어요.
      • 할 일

        결국 할 일은 위의 두 가지 특성을 모두 갖추게 됩니다. 따라서 두 앱에서 크게 다른 점은 없습니다. 다만 옴니포커스의 경우에 사진이나 녹음 첨부가 되고, 할 일 아래에 여러 층의 하위 할 일을 둘 수 있기 때문에 좀 더 유연하게 관리할 수 있는 편입니다.
    3. 실행(Do)

      처리 과정까지 끝냈다면, 이제 때가 오면 일을 끝내야 겠죠. 이건 말 그대로 아주 간단합니다. 앱에 들어가서 앞에 있는 박스에 체크를 해주거나(씽즈), 뒤에 달린 동그라미에 체크(옴니포커스)를 해주면 됩니다. 세부적으로 약간의 차이는 씽즈는 앞의 박스를 꾹 누르고 있으면 취소 또는 완료 중에서 선택할 수 있는 메뉴가 떠서, 바로 취소를 할 수 있습니다. 당장 할 일이 아니라고 판단되면 Someday로 보내두면 되구요. 옴니포커스는 취소를 하려면 일단 할 일을 탭해서 속성 창을 열어야 합니다. 거기서 잠시 정지 시켜 둘 생각인지, 아니면 Drop 해 버릴지 선택할 수 있습니다. 그 외에 씽즈와 옴니포커스에서 업무를 처리하는 과정에서 몇 가지 차이가 있습니다.
      • Widget: 위젯은 확실히 씽즈 쪽이 좀더 제 취향에 맞습니다. 깔끔하고, 바로 할 일 작성 화면으로 갈 수도 있습니다. 무엇보다도 Today에 표시되는 할 일들은 기한에 상관없이 떠 있기 때문에 보기가 편합니다. 옴니포커스의 경우에는 클리어의 위젯과 마찬가지로 오늘이 마감인 할 일들이 위젯에 뜹니다. 제가 중요 표시한 것은 따로 뜨지 않는 점이 아쉽고, 마감이 지나면 바로 알람이 오고, 위젯에서는 더 이상 뜨지 않는 점도 불편한 사항입니다. 제작사에 피드백을 줬지만, 개선이 있을지는 모르겠습니다.

      • Due(date & time): 씽즈에서는 마감 날짜만 정할 수 있고, 시간을 정할 수는 없습니다. 아마 제작사는 마감일이 오면 굳이 __마감시한__까지 기다리지 말고 그날 가능할 때 끝내버리라는 의도인 것 같습니다. 이와 달리 옴니포커스는 시간도 반드시 지정하도록 되어있습니다. 전 사실 대부분의 일들이 엄격한 마감시한을 가지고 있지 않고, 그날 중에만 끝내면 되는 경우가 많기도 하고, 씽즈를 먼저 쓰기 시작해서 그런지 매번 시간을 정하는 것이 좀 귀찮기는 합니다. 그래도 할 수 없는 것보단 시간을 정할 수 있는 것이 더 유용하다고 생각해요.

      • 위치: 씽즈는 위치 기반 알림을 지원하지 않습니다. 옴니포커스는 컨텍스트에 특정 위치를 지정해 뒀다가 그 컨텍스트에 할 일이 배속되어 있으면 알려줍니다. 물론 없는 것보다는 있는 것이 좋은 기능이지만, 저로서는 옴니포커스에서 해당 기능은 잘 사용하지는 않고 있습니다.

    4. Review

      GTD에서는 주기적으로 내가 진행 중이거나, 정지시켜둔 프로젝트와 할 일을 검토하면서 수정이 필요한 부분들에 대해서는 수정을 하는 시간을 가지도록 하고 있습니다. 옴니포커스에서는 별도의 리뷰 기능이 있으며, 일주일에 한 번 제가 구성한 각 프로젝트 별로 돌아가면서 리뷰를 할 수 있도록 도와주고 있습니다. 씽즈에는 Daily Review라는 기능이 있으나, 이것은 어떤 할 일의 마감기한이 설정한 범위 이내로 들어올 때, Today 탭에서 보여줄 지, 아니면 나중으로 미룰지 결정하는 것으로 옴니포커스와 같은 주기적은 검토 과정은 아닙니다. 씽즈를 사용한다면 Next나 Scheduled, Someday 항목을 둘러보면 직접 리뷰를 할 수 밖에 없습니다.
  3. 결론

    GTD를 통한 할 일관리 앱의 양대 산맥이라고 불리는 두 앱에 대해서 간략히 작성해 보았습니다. 개인적으로는 오래 사용한 씽즈가 좀더 친숙하지만 기능이나 활용도 면에서 옴니포커스에 좀더 후한 점수를 주고 싶습니다. 사실 씽즈가 아직 편한 이유가 옴니포커스는 아이패드에서만 사용하고 있기 때문일 수 있어서라고 생각해요. (조만간 Universal 앱으로 업데이트 한다는 뉴스를 접하고 가격이 오르기 전에 아이패드 버전 먼저 구매해 보았습니다)물론 둘 다 좋은 앱이고, 둘 중 어느 하나가 더 마음에 든다면 그건 둘 중 하나가 못나서라기 보다 개인의 취향에 더 잘 맞기 때문일 것이라고 생각합니다.결론적으로 좀더 단순하고 빠른 것을 원하지만, 미리알림보다는 더 체계적으로 정리해 보고 싶다면 씽즈가 제격이라고 생각합니다. 하지만 씽즈에는 없는 기능들이 아쉽고, 삶의 여러 부분에서 튀어나오는 여러 일들을 한 번 제대로 정리해보고 싶다면 옴니포커스도 좋은 선택일 수 있다고 생각합니다.

 

 

2Do vs Things

스마트폰을 구입한 이후, 일정이나 해야할 일을 스마트폰에 입력해서 관리하는 것을 더 편히 여기게 되었습니다. 그러다가 구매한 앱이 바로 2Do와 Things인데요. 둘 모두 장단점이 있는 도구라고 생각합니다. 저 같은 경우 먼저 구입한 것은 2Do이고, 기능적인면에서 만족하고 사용하였습니다. 그러다가 반쯤은 실수로 반쯤은 호기심에 Things for iPhone을 구입하였는데, 단순하지만 딱 필요한 만큼은 있는 기능과 무엇보다 빠른 동기화가 마음에 들어 iPad버전까지 구매하여 사용하고 있습니다. Mac은 없기 때문에 이 글에서는 iOS버전에 대해서만 말씀드리려 합니다.

2Do

2Do는 GTD에 기반한 앱은 아니지만, 태그 등을 활용해서 GTD에 맞춰 사용할 수는 있습니다. 그리고 비록 컨텍스트는 지원하지 않아도, 새로운 버전에서는 인박스 개념은 도입할 것으로 보입니다. 지금은 버전 3의 베타를 아이폰과 아이패드에서 사용 중인데, 베타이기 때문에 아이클라우드 리마인더를 이용한 동기화가 조금 불안정한 면이 있긴하지만 전반적으로 사용성과 비주얼 측면에서 대폭 향상되어 매우 만족스럽습니다. 사실 이전 버전에서는 동기화가 마음에 들지 않아 Things로 옮겨 갔엇는데, 새로운 버전은 동기화도 제법 차분해 졌습니다. 더구나 완전히 갈아엎었다 싶은 수준의 업데이트도 무료로 제공된다는게 고마울 정도지요.

장점

  • 할일, 프로젝트, 체크리스트 간 변환이 매우 쉽고 빠름
  • 여러 리스트(폴더)를 다시 그룹으로 나누어 관리할 수 있음
  • 스마트 리스트로 검색 조건 저장
  • 다양한 동기화 수단. 특히 미리알림을 통하면, 태그까지 동기화하면서도 미리알림에서도 관리가 되기 때문에 맥을 사용못하는 경우에도 편의성이 높음

단점

  • 여전히 상대적으로 느린 동기화 속도. 특히 최초 동기화 시간은 무척이나 긴 편
  • 드롭박스를 이용해 동기화하면,미리알림에 있는 할일 가져오기가 안 되느는 듯

Things

Things는 단순하지만 나름 강력한 태그와 반복관리 등을 등에 업고 히트를 친 할일 관리 앱입니다. 이전 버전은 잘 모르겠지만, 두 번 째 버전에서 도입한 동기화 시스템은 지금 다시 봐도 감탄이 나올만 해요. 의식하기도 전에 완료된다는 느낌. 하지만 그에 반해 사용하기엔, 특히 iOS버전은, 조금 불편한 점이 있어요. 아이패드 버전의 경우에도 정말 화면만 좀 커졌다 뿐이지 아이폰 버전과 딱히 다를게 없는 사용성이고, 개발 속도도 할일 관리 도구를 만드는 곳치고는 무척이나 느린 편입니다. 그래서 중간에 Things를 한참 쓰다가 2Do 3.0의 베타에서 동기화를 지원하면서부터는 2Do를 주력으로 사용하고 있습니다. 저만 그렇게 느낀게 아닌 듯, 트위터를 보면 1년 넘게 다음 버전을 개발한다면서도 의미있는 정보를 알려준 것이 없어서, 많은 사람들이 실망하고 Wunderlist나 OmniFocus같은 다른 앱으로 옮겨 가고 있어요. 그런데 오늘 일단 2.5 버전을 통해 iOS 8의 확장 기능을 쓰는 프리뷰를 발표해서 다시 사용자들을 설래게 하고 있네요. 일단 매우 가볍고 딱 필요한 기능은 다 있어서 좀더 고민해볼까합니다.

장점

  • 단순함과 필요한 기능 사이에서의 세련된 균형
  • 강력하고 빠른 동기화
  • 반복 주기를 지정할 때, 다양한 옵션을 선택할 수 있음 (예를 들어 매달 뒤에서 몇 번 째 요일 등)
  • 태그를 만들 때 다층의 폴더구조로 만들 수 있음

단점

  • 시간 또는 위치 기반의 알람 원하지 않음
  • 태그로 필터링할 때, 오직 하나의 태그만 선택 가능
  • 2Do나 OmniFocus와 달리 사진이나 녹음 등 파일 첨부 기능 없음
  • 2Do($9.9, 유니버설)와 달리 폰($9.9)과 패드($19.9) 버전 별도 판매하며, 유상 업데이트 예상됨

 

앱 리뷰_Things for iPhone

2012.12.28 01:49 작성시작

오늘부터 아이폰 어플에 대한 리뷰도 포스팅해 볼 계획입니다. 얼마나 자주 할지는 아직 잘 모르겠지만, 기왕하는 것 꾸준하게 진행해볼 생각입니다. 첫 번 째로 리뷰하고자하는 앱은 Things for iPhone(이하 씽즈)입니다. 씽즈는 iPhone, iPad 및 Mac용으로 나온 할일관리 어플입니다. 최근에 2.0버전으로 대대적으로 업데이트 되었고, 아이폰 5의 좀 더 길어진 화면을 지원하고 있습니다.

다음은 씽즈의 초기화면입니다.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

보시다시피 인박스, 오늘, 다음, 예정된 할일, 언젠가 할일 등으로 구성되어 있으며, GTD의 철학을 반영하고 있습니다. GTD에 대해서는 이 링크를 참조 해주세요( 할일 관리 시스템 gtd는 무엇이고, 어떻게 사용하면 될까)

씽즈는 GTD를 기본으로 하고 있으나 일반적인 GTD와는 적용이 다릅니다. 가장 전형적으로 GTD가 반영된 아이폰/아이패드 앱으로는

OmniFocus가 유명하며 역시 Mac용까지 나와있습니다. 일반적으로 GTD에서 Context 개념을 사용하는 것과 달리 씽즈에서는 Area(이하 영역) 개념을 사용하고 있습니다. 저는 조금 큰 범주에서 어떤 목적의 할 일들을 묶어 놓을지 나누는 기준으로 사용하고 있습니다.

인박스는 지금 당장 생각나는 할 일들을 모아두는 칸입니다. 일단 생각나는 일들을 기록해둔 다음에는 다시 적당한 영역이나 프로젝트 등을 결정해서 분류하게 됩니다. 따라서 인박스 항목은 기본적으로는 항상 비어있게 되죠. 할일의 입력화면은 다음과 같습니다.

아이폰 5에서는 노트, 예정일자, 태그 입력화면이 바로 나오지만, 아이폰 4, 4s 경우에는 화면이 좀 짧기 때문에 이렇게 바로 뜨지 않고 Show detail이라는 버튼이 먼저 나오고 이걸 눌러줘야지만 입력화면이 뜹니다. 별건 아니지만 사실 이건 좀 번거로워요.

또는 아이폰 4s 이상을 사용하고 계신다면 시리를 이용해서 미리알림을 통해 씽즈에 할 일을 입력하실 수도 있습니다. 그런데 씽즈에서는 위치 알림과 정확한 시간 알림은 지원하지 않기 때문에 미리알림의 위치 및 시간 (물론 날짜는 지원됩니다) 정보는 삭제가 되지요.

        

시리가 말을 알아먹긴 하는데, 조금 이상하게 알아먹네요

그 다음 Today 항목에는 예정된 날짜가 다가오거나 오늘로 표시한 할 일이 다음과 같이 표시됩니다.

보시다 시피 오늘이 마감일이거나, 마감일을 넘긴 것은 빨간색으로 표시되고, 그 외의 것들은 노란색으로 표시됩니다. 화면 아래쪽의 별 아이콘을 눌러서 자유롭게 Today에 추가하거나 제외할 수 있습니다.

Next 항목에서는 아직 완료되지 않은 모든 할일을 영역이나 프로젝트 분류에 따라 보여 주고, 필요에 따라서 예정일자가 있는 항목만 필터링하거나 특정 태그 항목을 검색하여 보여줄 수 있습니다. 맥용 버전은 다중 태그 검색을 지원한다고 하는데, 아이폰 용은 아쉽게도 한 번에 하나의 태그만 검색해 볼 수 있어요. 아이패드 용은 확인해 보지 못해서 잘 모르겠습니다.

유용한 기능 중의 하나인 Scheduled는 반복되는 일정을 입력해 두는 공간입니다.

이렇게 반복되는 일정을 설정해 두면, 따로 마감일을 지정한 다른 항목들과 함께 해당되는 날짜가 되었을 때 오늘 항목에 Review 아이템으로 뜹니다. 리뷰 아이템은 오늘 항목으로 추가할지 미룰지 선택할 수 있어요.

그리고 맨 아래의 로그북에는 완료한 할일이 기록되어 있습니다.

그래서 필요한 경우 얼마든지 완료한 할일을 찾아보고, 확인하거나, 다시 할 일로 추가할 수 있어요.

마지막으로 개발사인 Cultured Code에서 가장 자랑하는 기능 중 하나인 Things Cloud로 다른 디바이스의 씽즈와 실시간으로 동기화가 이루어집니다. (전 현재 아이폰 버전만 사용해서 별 도움이 안되지만요. 덕분에 요즘 맥북에 대한 뽐뿌가 자꾸 생기고 있어요)

씽즈의 기능에 대해서는 어느 정도 설명이 된 것 같습니다.

씽즈의 장점이라면 일단

  • 매우 가볍고, 인터페이스가 단순하면서도 매우 깔끔하게 정리되어 있습니다.
  • 사용하기도 매우 쉬워요.
  • 클라우드 싱크를 켜둔 상태인데, 이로 인한 딜레이가 거의 없습니다.

단점이라고 한다면

  • 어플치고 상당히 높은 수준의 가격 – 더군나 아이폰, 아이패드를 별도로 구매해야 하죠.
  • 정확한 시간을 알람으로 정하지 못하는 것과
  • 위치 기반 알람이 지원되지 않는 것
  • 현재 아이폰 버전은 태그의 다중 검색이 지원되지 않는 것

정도일 것 같습니다.

굳이 할일을 이리저리 분류해서 정리할 필요없이 단순하고 빠른 정리를 원하시는 분은 Any.do 를 추천드립니다. 다만 제가 사용해봤을 때 까지는 반복일정은 지원되지 않았어요.

내가 하는 일을 몇 가지 카테고리로 정리해서 수행하고 싶지만, 너무 복잡한 것은 싫다, GTD를 업무에 적용해 볼 생각은 있지만 아직 초보다, 관심은 있는데 OmniFocus는 너무 비싼 것 같다 싶으신 분들께 추천드립니다.

현재까지 사용하면서 저는 무척 만족하고 있어서요. 다만 아이폰 버전만 사용하는 이유는 전화기를 항상 들고다니면서 확인하는데 반해서, 아이패드는 할일 관리한다고 자주 보지는 않고 또 싱크라는게 인터넷에 연결이 되어 있어야 하는데, 제 아이패드는 와이파이 버전이라 씽크해서 사용하기에 좀 번거로운 점이 있습니다. 그래도 나중에 맥 버전은 꼭 사용해 보고 싶네요.