2Do: 진화하는 할일관리 앱

2Do라는 앱을 처음 접한 것은 아이폰4를 처음 사고 나서 얼마 안 있었을 때였습니다. 그 때는 당시유행하던 스큐어모픽 디자인을 빌려서 상당히 아기자기한 모습을 보여주는 한편 여러 가지 기능을 갖추고 있어서 한참 사용했습니다. 아이폰의 기본 미리알림과 동기화해서 사용했었는데, 기능은 많지만 복잡한 느낌이 강하게 들고 동기화 과정 등이 산만한 느낌이 들어서 좀 아쉬움이 있었어요. 그러다가 실수로 Things를 구매한 다음에 Things의 세련된 단순함이 마음에 들어서 한참 그것만 사용했습니다.

몇 년이 흐른 뒤에 2Do 3의 Beta에도 참여를 해서 한참 사용해 보았지만, 여전히 산만하다는 생각이 강하게 들어서 Things로 돌아갔다가 호기심에 구입한 OmniFocus를 사용했다가 한참 이곳저곳을 기웃거렸습니다. 그러다가 Macstories의 Federico Viticci가 쓴 2Do 리뷰를 보고 다시 한 번 사용해 보기로 마음먹었습니다. 마침 2Do에서 새롭게 선보이는 Email to 2Do 기능 또한 상당히 매력적으로 다가 왔기도 했구요.

처음에는 여전히 아쉬운 부분들이 있어서 Things나 OF를 기웃거리다가 사실 이렇게 2Do를 마음에 들어하지 않는 것이 제대로 Setup이 되지 않았기 때문이라는 생각이 들어서 다시 한 번 시간을 들여서 나름대로 주의깊게 설정을 해보았습니다. 현재까지 이 앱은 Things와 OF를 사용하며 가려웠던 곳을 잘 긁어줘서 이 앱에만 의지해서 생활해 보고 있습니다.

Email to 2Do

2Do의 3.8버전에서 Beehive Innovations에서 가장 야심차게 도입한 기능은 바로 이 Email to 2Do라고 생각이 듭니다. 자체서버를 두지 않고, Dropbox나 미리알림, Toodledo 등을 이용해서 동기화를 수행하는 앱으로서 이메일을 통해 바로 할 일을 추가할 수 있게 해주는 영리한 방법입니다.


Email to 2Do 설정화면

이 기능은 IAP로 구매가 가능합니다. 가격은 $ 3.99에 이메일 계정 두 개이고, $ 1.99를 추가해서 하나의 계정을 더 추가할 수 있습니다. 위 사진 맨 왼쪽이 현재 2 개의 이메일 계정이 추가된 상태입니다. 이메일 옆의 숫자는 지금까지 해당 이메일 계정에서 2Do로 할일이 추가된 갯수입니다. 이메일 계정하나를 선택해서 들어가면 해당 이메일에 대해서 할 일을 어떻게 불러올지 옵션을 설정할 수 있습니다. 해당 이메일 계정으로 들어오는 이메을은 자동을 태그를 달 수 있는데요. 개인적으로 규칙을 정해서 태그를 다르게 달 수 있다면 더 좋지 않을까 하는 생각이 듭니다. 예를 들어, 저는 Instapaper에서 읽은 글 중에서 블로그에 다뤄보고 싶은 내용이 있으면 “좋아요”를 눌러둡니다. 그러면 IFTTT에 의해서 제 이메일 계정으로 메일이 발송되도록 되어 있는데요. 이때 발신자에 따라서 태그를 달거나 Google의 기본 기능을 이용해서 수신자에 따라 다른 태그를 달 수 있다면 더 편리할 것 같습니다.

위 사진의 맨 오른쪽 화면은 Capturing Rules를 누르고 들어갔을 때 입니다. 기본 적으로 중요 표시 또는 깃발이 달리면 할 일로 추가가 되도록 되어 있으며 그 외에 제목에 todo라는 말이 들어가거나 메일의 수신자가 gmailid+todo@gmail.com이면 할 일로 불러오도록 설정을 해두었습니다.

해당 기능이 OF의 이메일 수신 기능보다 더 유용한 면은 내가 평소에 사용하던 이메일 계정에서 업무상 주고 받게 되는 이메일에 규칙을 지정해서 자동으로 할 일 관리 앱으로 불러 올 수 있다는 것입니다. OF나 다른 자체 싱크를 지원하는 할 일 앱처럼 받은 메일을 다시 내 할일 계정으로 전달하거나, 메일 보내는 사람에게 뭔지 알기도 어려운 이메일 계정을 알려주는 것보다 훨씬 편리하지요. 그리고 할일로 등록된 메일의 url scheme이 자동으로 등록되어 Smart List를 이용하면 이메일 캡쳐로 등록된 할 일을 간편하게 모아보고 원래의 이메일을 열어볼 수 있습니다. 반면, 다른 서비스에서 이메일에 첨부된 파일을 자동 업로드 해주는 것에 비해, 2Do의 경우 첨부파일은 무시한다는 점은 단점 입니다. 향후 개선이 될 수 있으리라 생각합니다.

다른 앱과의 연동

만약 여전히 Things나 아니면 이메일 기능을 지원하지 않는 다른 할 일관리 앱을 던 선호한다면, 그리고 혹시 2Do앱을 가지고 있다면, $ 3.99만 투자하면 다른 앱에 이메일 기능을 추가할 수 있습니다.

단, 그 앱이 미리알림에서 할 일을 가져올 수 있어야 합니다.

2Do는 미리알림과의 동기화 기능을 지원합니다. 2Do가 아닌 다른 곳에서는 제목과 노트, 만기일정도만 동기화되지만 실제로는 태그 등 여러가지 다른 속성도 동기화를 해 줍니다.

이 기능을 적용해서 2Do가 미리알림과 동기화가 되도록 설정해두고, 이메일 연동 기능을 설정해 두면 이메일이 2Do를 거쳐서 본인의 할일 관리 앱으로 가도록 할 수 있습니다. 다만, 이 기능을 위해서 2Do를 새로 구매하는 것은 현재 할인 가격만 해도 $ 7.99이니 좀 과하다는 생각이 드네요.

Paused Tags

개발자가 야심차게 개발한 두 번째 기능은 Tag를 일시정지 해둘 수 있는 기능입니다.

태그 화면에서 특정 태그를 오른쪽에서 왼쪽으로 스와이프하면 삭제일시정지 두 개의 옵션이 보입니다. 이 중에서 일시정지를 눌러주면 아래에 있는 someday 태그처럼 태그 아이콘 중간에 일시정지 표시가 생겨나게 됩니다. 사실 나중에 할 일을 따로 분류하고 싶을 때 그냥 태그만 만들어서 분류해도 되니까 무슨 필요가 있나 싶을 수 있습니다. 하지만 이 기능은 태그 자체에 다른 속성을 부여해 주는 역할을 합니다.

이 화면에서 보시는 것처럼 작은 재생버튼이 생기는데요. 저걸 눌러주면 지금 일시정지 상태인 태그가 붙어있는 할일을 숨기거나 보여줄 수 있습니다. 제 생각에 이 기능이 유용할 수 있는 사례는 이런 것이 있습니다. 지금 저는 집에 노트북이 없는 상태인데요.( 맥북 신제품이 나오면 살지 그냥 윈도우 PC를 살지 고민 중입니다) 일시적인 것이 아니라 두어달 정도 노트북이 없을 것으로 보이고, 노트북 태그가 붙은 일들은 모두 노트북을 새로 살 때까지 미뤄둬도 상관없다면, 노트북 태그를 일시정지 시키고 할일을 보여주는 화면에서 일시정지 태그가 붙은 할 일들은 모두 숨겨둘 수 있습니다. 그러면 지금 할 수 없는 일 들에 대해서 신경쓸 필요가 없게 되겠네요. 나중에 노트북을 사면 다시 resume을 눌러주면 됩니다.

왜 2Do를 사용하나

제가 사용해본 할 일관리앱은 자잘하게 조금 쓰다 만 것을 제외하고 Things와 Omnifocus 2, 그리고 이 2Do가 있습니다. 모두가 훌륭한 앱이어서 본인 업무스타일이나 성격, 필요성에 맞춰서 사용하면 될 것으로 생각이 듭니다만, 참고하시라고 제가 2Do를 선택한 기준을 적당히 기술해 볼까합니다.

  1. 편의성: OF = 2Do > Things
    제가 가장 애착을 가지고 있던 프로그램은 Things이긴 합니다. 그 전에 몇 번 포스팅을 하면서 여러 앱에 비해서 Things가 가장 만족스럽다고 표현을 했던 것 같은데요. 이건 사실 Things의 세련된 디자인과 단순함 덕분이지, Things가 특별히 더 편리한 앱이어서 그런 것은 아닙니다. 사실 쓰다보면 연속으로 여러 할일을 생성하는 것이 안되고, 반복 일정은 꼭 Scheduled 영역, 프로젝트는 꼭 Project 영역에 들어가야만 만들 수 있다는 것과 할일과 프로젝트 간의 변경이 불가능하다는 점은 큰 감점요소입니다. (iOS 기준) 이에 반해 2Do와 OmniFocus는 방금 언급한 모든 일이 자연스럽게 어디에서든 됩니다.

    다만 Things를 사용하면서 가장 유용한, 그리고 다른 앱에서는 찾아보기 어려웠던 점은 반복 일정을 만들 때 주기를 아주 세세하게 정할 수 있다는 점입니다. 예를 들어 2달에 한 번 마지막주 수요일 이나 3주에 한 번 월요일과 금요일 같은 방식의 반복 주기는 아직 Things외에 다른 곳에서는 접해 보지 못했습니다.

    OF는 Things에서 이쉬웠던 거의 대부분의 기능을 제공하고 있습니다. 특히 Perspective는 컨텍스트와 검색기능을 이용해서 제 여러가지 필요에 따라 만들어져 있는 할 일을 분류해서 보여줄 수 있어서 상당히 유용했습니다. 그리고 Things와 다르게 위치도 지원이 되지만 단점은 특정 컨텍스트에 위치를 배정해야 한다는 점입니다. 한 두가지 할 일을 위해 컨텍스트를 만드는 일은 너무 번거로워질 수 있지요. 그리고 Perspective에서도 모든 검색 옵션이 AND로 연결되어 있어서 여러 기준에 해당되는 모든 할 일을 보는 것은 불가능에 가까웠습니다.

    2Do는 OF와 비슷한 기능성을 가지고 있으면서, OF의 Perspective에 대응된다고 볼 수 있는 Smart List는 검색조건을 다양하게 설정할 수 있었습니다. 물론 2Do에서도 검색에 아쉬운 부분이 조금 있었지만, 위의 다른 두 앱에 비해서는 훨씬 편리하게 검색 조건을 생성할 수 있었습니다. 그리고 여러 개의 할 일을 한꺼번에 선택해서 태그를 설정하거나, 다른 곳으로 옮길 수 있습니다.

  2. 유연성: Things > 2Do > OF
    OF는 GTD의 개념을 잘 적용한 훌륭한 앱이지만, 컨텍스트의 적용이 오히려 할일 관리를 어렵고 경직되게 만들 수 있었습니다. 그에 반해서 Things는 태그를 이용하기 때문에 여러 할 일을 태그의 조합으로 좀더 유연하게 분류할 수 있습니다. 특히 태그를 트리구조로 정리할 수 있어 검색할 때 여러 개의 아들 태그를 모두 선택하고 싶으면 엄마태그 하나만 선택해도 되는 것. Area나 프로젝트 단위로 태그를 설정하면 그 아래의 할 일에 모두 적용되는 점 등이 장점입니다.
    2Do 또한 태그 기능을 활용하고 있기에 이 측면에서 더 유연하게 적용할 수 있습니다. Things 대비 단점은 프로젝트에 배정한 태그로 검색하면 프로젝트만 적용이 되는 점, 트리구조가 적용이 안되는 점 등이 있는데, 이런 점은 SmartList를 이용해서 극복할 수 있다는 생각입니다.
    다만, 할일을 계층화 할 때, OF는 폴더구조를 활용해서 여러 단계로 만들 수 있고, 할 일 아래에 다른 할 일을 둘 수 도 있습니다. 그에 반해 Things와 2Do는 프로젝트와 할일 아래 다른 프로젝트를 둘 수 없어서 계층 구조가 얕은 편이네요. 그나마 2Do가 리스트 그룹을 지원해서 한 계단 더 깊이 내려갈 수 있습니다.

마치며

앞에도 썼다시피 여러 할 일 관리 앱들은 자신의 업무 흐름에 잘 맞는 것을 골라 쓰는 것이 가장 좋은 일입니다. 사실 이런데 자꾸 신경쓰다보면 일을 해결하기 위해 할일관리 앱을 쓴다기 보다 할일관리 앱을 써보려고 일을 만드는 느낌이 들 때도 있거든요. 그래서 어떤 분들은 기본 미리알림이 가장 훌륭한 선택이라고 말씀하시기도 하지요.

저는 현재로서는 2Do에 정착한 상태입니다. 초반에 Smart List나 다른 자잘한 설정을 정하느라 좀 번거로웠는데, 일단 이렇게 한 번 정해둔 상태에서는 별 신경 안쓰고 잘 지내고 있습니다. 특히 이 개발자는 예전 GuidedWays 시절부터 팔던 이 앱을 본인 말로도 거의 뒤집어 엎다시피 했는데도 무료 업그레이드를 제공했고, 앞으로도 앱을 새로 내지는 않을 것으로 보여서 더 믿음이 갑니다. 그리고 피드백이 빠르고, 도움이 될만한 기능이라면 기본적인 사용자경험을 헤치지 않는다고 믿는 선에서 최대한 지원해주고 있습니다.

2Do vs Things

스마트폰을 구입한 이후, 일정이나 해야할 일을 스마트폰에 입력해서 관리하는 것을 더 편히 여기게 되었습니다. 그러다가 구매한 앱이 바로 2Do와 Things인데요. 둘 모두 장단점이 있는 도구라고 생각합니다. 저 같은 경우 먼저 구입한 것은 2Do이고, 기능적인면에서 만족하고 사용하였습니다. 그러다가 반쯤은 실수로 반쯤은 호기심에 Things for iPhone을 구입하였는데, 단순하지만 딱 필요한 만큼은 있는 기능과 무엇보다 빠른 동기화가 마음에 들어 iPad버전까지 구매하여 사용하고 있습니다. Mac은 없기 때문에 이 글에서는 iOS버전에 대해서만 말씀드리려 합니다.

2Do

2Do는 GTD에 기반한 앱은 아니지만, 태그 등을 활용해서 GTD에 맞춰 사용할 수는 있습니다. 그리고 비록 컨텍스트는 지원하지 않아도, 새로운 버전에서는 인박스 개념은 도입할 것으로 보입니다. 지금은 버전 3의 베타를 아이폰과 아이패드에서 사용 중인데, 베타이기 때문에 아이클라우드 리마인더를 이용한 동기화가 조금 불안정한 면이 있긴하지만 전반적으로 사용성과 비주얼 측면에서 대폭 향상되어 매우 만족스럽습니다. 사실 이전 버전에서는 동기화가 마음에 들지 않아 Things로 옮겨 갔엇는데, 새로운 버전은 동기화도 제법 차분해 졌습니다. 더구나 완전히 갈아엎었다 싶은 수준의 업데이트도 무료로 제공된다는게 고마울 정도지요.

장점

  • 할일, 프로젝트, 체크리스트 간 변환이 매우 쉽고 빠름
  • 여러 리스트(폴더)를 다시 그룹으로 나누어 관리할 수 있음
  • 스마트 리스트로 검색 조건 저장
  • 다양한 동기화 수단. 특히 미리알림을 통하면, 태그까지 동기화하면서도 미리알림에서도 관리가 되기 때문에 맥을 사용못하는 경우에도 편의성이 높음

단점

  • 여전히 상대적으로 느린 동기화 속도. 특히 최초 동기화 시간은 무척이나 긴 편
  • 드롭박스를 이용해 동기화하면,미리알림에 있는 할일 가져오기가 안 되느는 듯

Things

Things는 단순하지만 나름 강력한 태그와 반복관리 등을 등에 업고 히트를 친 할일 관리 앱입니다. 이전 버전은 잘 모르겠지만, 두 번 째 버전에서 도입한 동기화 시스템은 지금 다시 봐도 감탄이 나올만 해요. 의식하기도 전에 완료된다는 느낌. 하지만 그에 반해 사용하기엔, 특히 iOS버전은, 조금 불편한 점이 있어요. 아이패드 버전의 경우에도 정말 화면만 좀 커졌다 뿐이지 아이폰 버전과 딱히 다를게 없는 사용성이고, 개발 속도도 할일 관리 도구를 만드는 곳치고는 무척이나 느린 편입니다. 그래서 중간에 Things를 한참 쓰다가 2Do 3.0의 베타에서 동기화를 지원하면서부터는 2Do를 주력으로 사용하고 있습니다. 저만 그렇게 느낀게 아닌 듯, 트위터를 보면 1년 넘게 다음 버전을 개발한다면서도 의미있는 정보를 알려준 것이 없어서, 많은 사람들이 실망하고 Wunderlist나 OmniFocus같은 다른 앱으로 옮겨 가고 있어요. 그런데 오늘 일단 2.5 버전을 통해 iOS 8의 확장 기능을 쓰는 프리뷰를 발표해서 다시 사용자들을 설래게 하고 있네요. 일단 매우 가볍고 딱 필요한 기능은 다 있어서 좀더 고민해볼까합니다.

장점

  • 단순함과 필요한 기능 사이에서의 세련된 균형
  • 강력하고 빠른 동기화
  • 반복 주기를 지정할 때, 다양한 옵션을 선택할 수 있음 (예를 들어 매달 뒤에서 몇 번 째 요일 등)
  • 태그를 만들 때 다층의 폴더구조로 만들 수 있음

단점

  • 시간 또는 위치 기반의 알람 원하지 않음
  • 태그로 필터링할 때, 오직 하나의 태그만 선택 가능
  • 2Do나 OmniFocus와 달리 사진이나 녹음 등 파일 첨부 기능 없음
  • 2Do($9.9, 유니버설)와 달리 폰($9.9)과 패드($19.9) 버전 별도 판매하며, 유상 업데이트 예상됨