시간이 아닌 에너지를 관리하라

해야할 일이 많을 때, 생산성이 자꾸 떨어지고 있을 때, 회사에서는 종종 우리에게 더 많은 시간을 회사에 쏟아붓길 바라고, 우리 스스로도 회사에서 더 오래 일해야 한다고 생각하기 쉬운 것이 현실이다. 하지만 심층적인 조사를 해 본 결과 토니 슈와츠와 캐서린 맥카시는 중요한 것은 시간이 아닌 에너지를 양호한 수준으로 관리하는 것이라는 결론을 내렸다.

글은 스티브 워너 씨의 사례를 예로 들며 시작한다. 37세의 스티브 워너씨는 존경 받는 언스트 앤 영의 파트너이고, 결혼하여 네 아이를 두고 있다. 저자가 워너씨를 만났을 때, 그는 매일 12~14시간 씩 일하고 있었고, 언제나 피곤했으며, 저녁에 퇴근해서 가족들에게 제대로 집중할 수가 없어서 죄책감을 느꼈다. 잠을 제대로 자지 못했꼬, 운동할 시간은 없었으며, 건강한 식사는 거의 하지 못하고, 대신 책상 위에 군것질 거리를 두고 먹을 뿐이었다. 이는 그리 특별할 것 없는 모습이고 — 특히 한국에서 — 상당히 흔한 모습일지도 모르겠다.

이런 생활로 집중력이 떨어지면 우리는 자꾸 더 많은 시간을 투자해서 일을 처리하려고 드는 경향이 있는데, 여기서 가장 큰 문제는 시간은 한정되 있다는 것이다. 우리는 필요하다고 해서 무작정 시간을 더 쏟아부을 수 없다. 열쇠는 구성원의 에너지 레벨을 높이는 것이다. 이를 위해서 조직 관점에서도 개인으로부터 더 많은 것을 뽑아낸다는 생각에서 개인을 동기부여하기 위해 구성원에게 투자한다는 생각으로의 이동이 필요하다.

개인들도 건강한 습관을 형성할 필요가 있다. 위에서 말한 워너 씨의 경우에도, 습관을 바꾸고 삶이 완전히 달라졌다. 일찍 잠에 들고, 잠을 푹 자기 위해서 술을 마시지 않았다. 아침에 일어나면 개운했기 때문에 아침마다 운동을 하게 되었고, 두 달이 채 안되어 7kg 정도가 빠졌다. 여전히 긴 시간 일해야 하지만, 점심에는 반드시 사무실 밖으로 나가서 먹으며 기분을 새롭게 한다. 집에 왔을 때는 마음이 가벼워져 있어서 가족과 더 잘 지낼 수 있게 되었다.

건강한 습관을 형성하는 것이 생산성에 미치는 영향을 확인하기 위해서 저자는 와코비아 은행의 직원들을 대상으로 여러 해에 걸쳐 트레이닝과 성과를 관찰했고, 결론적으로는 건강한 습관을 통해서 에너지의 양과 질을 높이는 것이 생산성에도 큰 도움이 된다는 결론을 얻을 수 있었다.

저자는 에너지를 네 가지로 나누어서 이에 맞는 습관을 형성하도록 트레이닝을 수행했다. 첫 째는 육신으로 물리적인 에너지를 늘릴도록 하는 것이다. 이는 양에 가깝다. 영양분을 골고루 섭취하고, 운동을 꾸준히 하고, 잘 쉬는 것이다.

두 번째는 감정으로 에너지의 질에 대한 것이다. 대부분 그러하겠지만, 긍정적인 감정을 가지고 있을 때 우리는 가장 집중해서 일을 잘 할 수 있다. 물론 긍정적인 감정을 오래도록 유지하는 것이 쉬운 일이 아니다. 저자는 유용한 방법의 한 가지로 복식호흡을 깊이 하는 것을 추천한다. 긍정적인 감정을 강화하는 다른 좋은 방법은 감사의 표시를 하는 것이다. 손 편지를 쓰든, 메일을 보내든, 전화를 걸든 구체적인 상황을 설명하면서 그래서 고맙다고 말하는 것이 긍정적인 감정을 유지하는 데 도움이 된다.

셋 째, 정신은 에너지를 어디에 집중하는가 하는 문제이다. 이제는 이렇게 주장하는 사람이 많지 않은데, 실제로 사람은 언뜻 그렇게 보일 때가 있을지언정 멀티태스킹을 할 수 없다. 사람은 기본적으로 한 번에 한 가지 일만 할 수 있고, 동시에 여러 개의 일을 하려 들다가는 그렇게 한 모든 일의 질이 나빠지게 된다. (나도 관련한 상담에서 중요한 것은 멀티 시프팅 Multi-shifting이라고 들었었다. 내가 해야할 일들을 최소의 단위로 잘 쪼개서 — 이는 GTD 개념과 유사하다 — 하나를 완료하고 상황에 맞춰서 다음에 할 일을 잘 고르는 것이다) 그러니 만약 가능하다면 하나의 일에 집중할 필요가 있을 때는 방해받지 않는 공간으로 장소를 잠시 옮기고, 이메일이니 문자 알림이 하는 것은 모두 꺼두는 것도 좋다. 이메일 같은 것은 당장 급한 것이 아니라면, 시간을 정해두고 하루에 한 번이나 두번 나누어서 처리하는 것도 도움이 된다.

마지막으로 그렇게 에너지를 쏟아붓는 일의 의미와 목적에 대해서 잘 살펴볼 필요가 있다. 사람들은 지금 하는 일이 자신이 살아가는 이유와 부합한다면 긍정적인 에너지 상태를 더 잘 유지할 수 있고, 더 집중하고, 더 오래 견딜 수 있다. 안타까운 점은 점점 업무가 바빠지다 보니 이 주제에는 집중하기가 더 어려워지고 있다는 점이다. 그리고 에너지 트레이닝에서 이 주제를 가장 먼저 꺼내는 것은 생산성 측면에서도 크게 영향을 미치지 않아서 무시되기 십상이다. 앞의 세 가지를 통해 먼저 에너지 레벨을 높이고, 마지막으로 오는 것이 좋을 것으로 생각된다.

번아웃 증후군이란 것이있다. 지칠 때까지 업무에 집중하다보니 에너지가 바닥나 버려서 더 이상 무언가를 할 의욕을 상실해 버리는 현상이다. 때때로 누구보다 에너지가 넘쳐보이고, 대단한 의지와 노력으로 높은 자리에 올라갔다고 생각한 사람이 어느 순간 회사를 그만둬 버리거나 심하면 자살까지 하는 경우도 있다. 이는 에너지를 관리하면서 어느 정도 수준 이상으로 유지한 것이 아니라 눈 앞의 일에만 집중하느라 에너지를 소모하기만 했기 때문일 것이다. 우물의 물은 계속 꺼내 써야 다시 차오르는 것이 맞지만, 무턱대고 펌프를 달고 퍼내다가는 지하수까지 다 말라버릴지도 모른다.

Pomodoro와 Flat Tomato

Pomodoro는 무엇인가

Pomodoro(이하, 포모도로) 방법론은 생상선을 높이기 위한 아주 간단하면서도 효과적인 방법 중의 하나입니다. 포모도로 방법론은 1980년대에 Francesco Cirillo에 의해서 고안된 방법론1입니다. 사실 포모도로는 이탈리아어로 토마토라는 뜻인데, 처음 방법론을 고안할 때 아래 사진과 같은 타이머를 이용하다보니 이런 명칭으로 정해진 듯 합니다.

포모도로 타이머
이미지 출처: 위키피디아

전통적인 방식의 포모도로는 적용이 단순합니다.

  1. 25분 간 집중해서 할 일을 처리
  2. 5분 휴식
  3. 1.과 2.를 세 번 반복하고 25분 간 집중해서 할 일 처리 (그러면 25분 집중 4회, 휴식 3회)
  4. 네 번째 휴식은 15분간 진행
  5. 다시 처음으로 돌아가서 1. ~ 4. 진행

말로 풀어서 설명하면 25분 집중하고 5분 동안 쉬는데, 네 번째 휴식은 15분 동안 진행한다고 생각하시면 됩니다. 이는 사람의 집중력에 한계가 있기 때문에, 집중력을 유지할 수 있는 동안은 일에 집중하고, 집중력이 소모되었을 즘에 5분 정도 휴식을 취함으로써 다시 집중할 수 있도록 하려는 것입니다.

원칙적으로는 위 시간을 엄격하게 지켜야 겠지만, 개인의 성향에 맞춰서 시간을 유연하게 조정해서 적용해도 좋고, 집중과 휴식 시간을 정해두었더라도 너무 엄격하기 보다 집중 상태를 좀 더 유지할 수 있다면 집중 시간을 좀 더 가져가고, 휴식시간도 조금 유연하게 유지하는 것도 나쁘지 않다고들 합니다.

저도 한 번씩 일을 하면서 집중하기가 너무 어렵다싶으면 포모도로를 하는데, 개인적으로 포모도로를 하면서 가장 어려운 것은 집중 시간을 유지하는 것보다도 휴식 시간이 시작되고 나서, 딱 그 시간 동안만 쉬고 원래의 집중 모드로 돌아오는 것이었습니다. 그러니 집중 시간은 조금 유연하게 적용하더라도 방법론에 익숙해질 때까지 휴식시간은 최대한 엄격하게 적용하는 것이 좋겠다고 생각이 듭니다.

스마트폰의 도움을 받아본다면…

물론 위 사진의 타이머를 사서 포모도로를 적용해 볼 수도 있겠지만, 스마트폰 앱으로도 적당한 타이머가 많이 있으니 그 중 하나를 골라서 써보시는 것도 좋을 것 같습니다. 독특한 컨셉의 앱 중에 Procraster라는 것이 있습니다. 이 앱은 포모도로 방법론에 GTD를 더한 것으로 이 앱을 충실히 쓰면 전체적으로 어떤 영역에 어느 정도의 시간을 투자했는지도 확인할 수 있습니다. 다만, 저는 다른 GTD 앱을 이용하다 보니 중복되는 경향이 있어서 몇 번 살펴보고 지웠습니다.

현재 제가 즐겨 사용하는 포모도로 앱은 Flat Tomato라는 것입니다. 이 앱을 사용한지 벌써 5년은 넘은 것 같은데도 꾸준히 지원이 이루어지고 있는데다, 여러가지 유용한 기능을 추가하면서도 단순하고 깔끔한 기본기를 유지하고 있어서 다른 앱에 대한 생각이 거의 들지 않는 훌륭한 앱입니다.

Flat Tomato의 기본화면

실행시키면 커다란 아날로그 시계 화면이 보이고, 시계를 탭하면 타이머가 실행됩니다. 옵션에 따라서 실행되고 있는 동안 화면을 켜둘 수도 있고, 그대로 꺼지게 할 수 있습니다. 켜둘 경우에는 화면이 어두워지게 할 수 있는 옵션이 별도로 있고, 꺼질 경우에는 시간에 맞춰서 알림이 옵니다.

처음에는 단순히 이 정도 기능만 있었는데, 여러 번의 업데이트를 거치면서 많은 기능이 추가되었습니다.

  1. 집중, 짧은 휴식, 긴 휴식 시간을 분 단위로 설정할 수 있습니다. 다만 선택 화면이 휠로 되어 있어서 조작에 조금 어려운 감은 있네요.
  2. 미리알림, 기본 달력과 미리알림 뿐 아니라 Todoist에서도 할일을 임포트 해올 수 있습니다. 특히 미리알림의 경우에는 불러올 리스트를 따로 정할 수도 있구요. 타이머를 시작할 때, 무슨 일을 하고 있는지 지정할 수 있는데, 나중에 통계표에서 내가 한 일의 목록과 시간을 자세히 볼 수 있습니다.
  3. 한 번 탭에 시작하고, 매 번 탭을 통해서 다음으로 넘길 수 있습니다. 전화가 오거나 회의를 하게 될 경우, 시계를 꾹 누르고 있으면 내가 왜 포모도로를 중단하는지 선택할 수 있고, 단순히 더블탭을 통해 현재 진행중인 포모도로를 중지할 수 있습니다.
  4. 달력화면에서는 내가 완료한 포모도로의 갯수에 따라 원의 크기를 달리해서 보여주기 때문에 내가 얼마나 포모도로를 자주 많이 했는지 볼 수 있습니다.

  5. 마지막으로 통계표에서는 과거 특정 기간 동안의 포모도로 완료 추세와 각 태스크 별 진행 트리, 히트맵을 볼 수 있고, 내역을 csv 형식으로 추출할 수 있습니다.

기본 기능만 사용한다면 무료이고, 달려과 통계표 기능을 사용하기 위해서는 $ 1.99 (한국은 부가세 추가)에 추가기능을 구매해야 합니다. 기본 기능만으로도 충분히 유용하다는 생각이고, 추가기능을 위해서도 기능에 비해서는 좋은 가격이라고 생각해서 추천합니다. 지난 몇 년 간 조용하지만 꾸준한 업데이트를 생각해봐도 사서 후회하지 않는 앱 중의 하나입니다.

Get Productive (업무 능률 향상) 프로모션

애플에서 Get Productive(업무 능률 향상) 프로모션을 진행 중입니다. 이 중에서 예전에 구매했던 앱도 일부 있고, 유용해 보인다 싶은 것 중에서 가격이 저렴한 김에 구입한 앱도 몇 가지 있는데요. 실제 구매해 본 것 위주로 간단히 소개를 해보려고 합니다.

PDF Expert 5

기본적으로는 PDF를 볼 수 있게 해주는 앱입니다만 추가적으로 파일 관리, PDF 파일 위에 필기 등 여러가지 기능을 제공합니다. 저는 Dropbox, Onedrive 등과 연동해서 클라우드에 저장된 PDF 파일을 읽을 때 주로 활용하고 있습니다. 예전 대학원에 있을 때는 PDF 형태로 업로드되는 파일들을 읽고, 중요한 내용을 메모하기도 했습니다.
상당히 신뢰받는 개발사 답게 업데이트도 꾸준한 편이고, 여러가지 편의 기능도 눈에 잘 띄는 곳에 쓰기 편하게 있습니다. 개인적으로는 PDF 문서의 테두리 공백을 제거하고 보여주는 기능이 괜찮았습니다. 다만, 최근에 원드라이브와 동기화한 폴더의 업데이트가 제대로 이루어지지 않는 문제가 있는데, 어느 측의 문제인지는 정확히 모르겠네요.
필기 기능은 충분히 쓸만하지만, 필기를 목적으로 하는 다른 앱에 비해서는 부족한 편입니다.

Duet Display

역시 인기가 많은 앱 중의 하나인데요. PC 또는 Mac과 연결해서 보조 화면의 용도로 사용할 수 있도록 해줍니다. 제가 최근에 노트북이 없는 상황이라서 테스트는 해보지 못했지만, 세간의 평가에 따르면 반응성은 좋은 편이나, 해상도가 좀 떨어져 보인다는 평가가 있네요.

PCalc

인기 있는 계산기 앱입니다. 이전까지 Tydlig을 위주로 사용하다가 할인하는 김에 구매해 보았는데요. 제가 보기에 기능적으로는 거의 동등한 것 같지만, 간단한 계산을 하고 결과를 보기에는 이 앱이 더 편한 느낌입니다. 티들릭은 그래프를 보여주고, 기존 결과 또는 숫자를 다른 식과 연결해서, 계산 결과의 역동적인 변화를 더 직관적으로 보여줍니다. PCalc은 이와 다르게 계산 과정을 빠르고 편하게 해주는데 집중한 모양새라고 생각이 듭니다.

ThingsThings for iPad

유명한 할일 관리 앱이고, 제가 많은 애착을 가지고 몇 번 블로그에 글을 올리기도 했습니다. 작년에 한 번 App Store 금주의 앱에 선정되어 무료로 풀리기도 했었지요. 다른 유명앱인 OmniFocus나 2Do에 비하면 상당히 단순한 편이고, 사용자가 커스터마이즈할 수 있는 부분도 제한적입니다. 오히려 그렇기 때문에 할일 관리 그 자체에 시간을 들이는 것에 부담감을 가지신 분들이 많이 애용하고 있고, Tag 기능이 여러 계층을 지원해서 상당히 유연하게 적용할 수 있는 점이 세련된 디자인과 더불어 매력 포인트입니다 (하지만 iOS에서는 여러 태그를 동시에 선택할 수 없다는 것이 한계에요).

Clear

스와이프만으로 거의 모든 것을 할 수 있게 만들어진 리스트앱입니다. 작년인가 업데이트를 통해서 날짜/시간을 설정할 수 있게 되었고, 오늘 위젯도 지원하고 있습니다. Things 등에 비하기엔 아주 단순하고, 특별히 완료 로그를 따로 보관하는 기능도 지원하지 않습니다. 하지만, 그 대신에 굳이 이력관리를 할 필요가 없는 리스트를 그 때 그 때 만들어서 관리하기에는 편합니다. 저는 냉장고, 냉동실에 들어있는 음식 목록을 만들어 두거나, 여행을 갈 때 패킹리스트를 만드는 정도로 사용하고 있지만, 의외로 클리어를 이용해서 GTD를 구현하는 경우도 있었습니다. (다만, 그러기 위해서는 아이패드 또는 맥이 거의 필수로 필요합니다. 리스트 내의 아이템을 다른 리스트로 이동할 필요가 있는데, 아이폰에서는 지원이 되지 않아서요.) 물론 좀 억지스럽기도 하지만 사람에 따라 얼마든지 여러 용도로 활용할 수 있습니다.

Drafts 4

모든 글의 초안을 보관하는데 사용하면서, 동시에 쓴 글을 여러 곳으로 보내야 할 때 사용하는 앱입니다. 개인적으로 가장 자주 쓰는 용처는 일기를 써서 Day OneMomento로 동시에 기록해두는 것이고, 그 외에 블로그 글의 초안을 써서 (사진을 플리커에 올리고 링크를 따오거나 (Share 활용)하는 게 편리합니다) 1Writer로 보내는 용도로 쓰는게 그 다음이네요. 이런 단순한 용도 외에 Javascript를 이용해서 여러가지 기능을 덧붙일 수 있다는 것도 장점입니다.

Noteshelf

제가 Notability에 이어 두 번째로 구매한 필기앱입니다. 누구나 첫손으로 꼽는 장점은 필기감이 좋다는 것이고, 만년필 도구를 이용하면, 악필인 제가 써도 꽤 괜찮아 보이는 글씨가 써 집니다. 최근에는 Notes Plus에 자리를 내주고 폴더에 들어가 있기는 하지만, 학교에 있을 때 필기용을 많이 활용했었어요. PDF 위에 필기하거나 사진을 첨부하거나 필요한 기능은 모두 들어가 있고, 여러 종류의 배경을 지원합니다.

Due

2Do나 OmniFocus를 사용하면서 용도가 많이 줄어들기는 했지만, 예전 Things를 쓸 때는, 시간을 정해서 할 필요가 있는 일은 Due에도 동시에 관리하고는 했습니다. 특히 Drafts와의 궁합이 좋은 편이고, 흔치않게 한국어 자연어 입력도 상당히 훌륭한 수준으로 지원해 줍니다. 또한 할 일의 내용을 적는 곳에서 url scheme를 지원해서 파워 유저이신 분들은 예약 문자 발송이나, 정해진 시간에 바로 전화까지 거는 등 다채롭게 이용을 합니다.

전 요즘엔 거의 타이머로만 사용하고 있습니다. 여러 개의 타이머를 저장해 두고 쓸 수 있어서 아이폰 기본 타이머보다 훨씬 편리해요. 기존 사용자는 $ 2.99에 업그레이드할 수 있는데, 업그레이드 비용은 그대로 이면서 앱 가격은 $ 1.99로 할인을 해서 지우고 (한국 계정), 미국 계정에서 새로 받아버렸습니다.

Carbo

상당히 독특한 용도의 스마트폰 스캐너입니다. 아주 기본적인 수준에서는 제가 기존에 사용하던 Readdle 사의 Scanner Pro와 크게 다르지 않지만, 세부적으로 들어가면 몇 가지 유용한 기능이 있습니다. 하나는 사진에서 보다시피, 스캔된 결과물이 보여지는 양식을 완전히 바꿀 수 있다는 점입니다. 그리고 제가 쓰거나 그린 내용의 일부를 선택해서 지우거나 다른 위치로 옮길 수도 있고, 부족하나마 필기도 가능합니다. 추가적으로 태그를 지정해서 좀더 쉽고 빠르게 찾아볼 수 있습니다.

다만 사진과 같이 테마를 바꾸어도 완료버튼을 누르면 디폴트 상태로 저장되는 것은 버그인지, 의도된 것인지 잘 모르겠습니다.

Outline+

이건 아주 예전에 무료로 받은 필기/노트 겸용 앱입니다. Microsoft의 Onenote와 동기화가 되는데, 제가 최근에는 잘 쓰지 않지만, 예전 원노트를 써보려고 시험하고 있을 때는 공식앱보다도 동기화가 더 잘 된다는 느낌도 있었습니다. 기본적인 형태는 원노트 앱과 유사하고 원노트에서 제공하는 거의 모든 기능을 지원합니다.

추가적으로 원노트와 동기화하지 않는 노트북을 추가로 만들 수 있고, 노트 탭간의 이동이나 시인성도 좋은 편입니다. 다만, 최근에는 공식앱도 많이 좋아진 것으로 알고 있어서 원노트만을 위해서는 유용성이 좀 떨어질 수 도 있겠네요.

Timepage

마지막으로 몰스킨이 출시한 달력 어플리케이션인 Timepage를 사용해 봤습니다. 몰스킨은 종이 노트도 꽤 좋아하는 편이라 앱에도 관심이 있었는데요. 달력앱을 이니 꽤 많이 산 데다 가격도 저렴한 편은 아니어서 할인을 기다리고 있었습니다.

기본은 주 화면이라 할 수 있고, 일간보기로 들어가면 그 날의 일정과 날씨 등을 한 눈에 벌 수 있습니다. 월간 보기에서 Heatmap의 형식으로 내가 언제 쯤 바쁜지 한눈에 훑어볼 수는 있지만, 구체적인 일정이 나오지는 않습니다. 그러니 월간에서 전체 일정을 보고 싶은 분에겐 별로 일 수 있겠네요.

개인적으로 가장 마음에 드는 건 날씨 화면인데요. 주간화면에서는 일정이 보이는 아무 곳, 일간 화면에서는 날씨 아이콘을 누르고 있으면 날씨가 전체 화면으로 보여집니다. 하루 중 온도나 강수 확률의 그래프를 볼 수 있고, 같은 그래프가 오늘 위젯에도 보이는데 개인적으로는 예쁘다고 생각이 드네요.

Getting Things Done을 읽고

David Allen이 쓴 GTD를 읽고 나서 처음에는 GTD 입문을 위한 가이드 비슷한 것을 써볼까도 생각해 봤습니다. 하지만, 그런 목적이라면 Clien 커뮤니티에서 이렇게 잘 정리된 글이 있고, 기술적인 것은 일단 GTD를 적용해 보겠다고 마음먹고 찾으면 얼마든지 찾아지는 것이라는 생각이 들어서 저는 책 자체에 대해서 소개를 해볼까 합니다.

시작하며

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity(이하, "GTD")는 2002년에 초판이 나왔습니다. 우리나라에는 끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기라는 제목으로 2011년에 번역서가 나와 있는 것으로 보입니다. 아마 번역서로 읽어도 큰 상관은 없겠지만 (번역서를 읽어보지는 못했습니다.) 영어로 독해하는데, 큰 어려움은 없다 싶으시면 원서를 읽어보시는 것도 좋을 것 같습니다. 2015년 3월에 개정판이 나와서 처음 책이 나온 이후 10여년 간의 사례와 스마트폰 등에 대한 내용들이 추가되어 있기 때문입니다. 물론 GTD의 핵심 아이디어가 변한 것은 아니지만 개념을 이해하는데, 그리고 삶의 많은 측면이 디지털화된 내 삶에 GTD를 적용해 보는데 더 도움이 될 거라 생각합니다.

왜 GTD를 읽었나.

사실 GTD라는 개념을 처음 접한 것은 4~5년 전 아이폰을 처음 사고 얼마 안되었을 때였습니다. 이리저리 앱들을 구경하다가 2Do라는 앱을 처음 구입했고, 그 다음에는 호기심에 Things를 구입해서 만지작 거리기 시작하면서 대체 이 프로그램이 근거하고 있는 GTD가 뭔지 관심을 가져봤습니다. 그래서 인터넷을 조금 뒤져봤고, 나름대로 GTD를 이해하긴 했습니다만, 그 깊이는 사실 매우 얕아서 "뭔가 해야 할 일이 생각나면 그 때 그 때 적어뒀다가, 시간 날 때 '컨텍스트'라는 것에 맞춰서 정리를 하고, 시간이 되면 하면된다." 정도였습니다. 그렇게 나름 앱을 활용한다고 하며 살았지만, 여전히 일을 미루고, 깜박하는 일들이 생기기도 하며, 뭐가 잘못되었나 고민만 하고 지냈습니다.

그러다가 올해 초에 David Allen의 인터뷰를 들으면서 GTD의 개정판 혹은 후속작이 나온다는 것을 알게 되었고, 한 번 이 모든 일들의 뿌리가 된 책을 직접 읽어봐야 겠다 생각했습니다. 마침내 두어달 전에 아마존에서 전자책으로 구해 내어 봤습니다.

GTD라는 철학

사실 GTD는 많은 부분이 다가오는, 갑자기 생겨나는 할 일을 처리하는 기술에 대한 부분이기도 하지만, 또 다른 면에서는 내가 맞닥뜨린 이 수많은 일들과 내 삶의 여러 측면을 어떻게 대해야 하는지에 대한 철학을 제시하고 있다는 생각도 듭니다. GTD에서 강조하는 것은 스트레스를 받지 않고 생산성을 높이는 것입니다. 그런 과정에서 GTD는 프랭클린 코비의 "중요한 것을 먼저하기"의 방식과 대비되기도 하지만, 그렇다고 일의 우선순위를 무시하는 것도 아닙니다.

스트레스 없는 생산성의 향상

스트레스는 우리 삶에서 피할 수 없는 일부이기는 하지만, 그 중에는 분명 굳이 받을 필요가 없는 쓸데 없는 스트레스도 있을 것입니다. 그리고 그런 불필요한 스트레스의 상당부분이 미뤄둔 할일, 막상 할 수 있을 때는 생각이 안나다가 할 수 없는 상황에서만 생각이 나서 신경 거슬리는 일들, 하긴해야하는데 어떻게 시작해야할 지 답답한 그런 일들에서 오지 않나 생각합니다.

GTD를 도입하기 위해서는 일단 가장 처음이 중요한데요. 저자는 최대 이틀 정도는 비워둘 필요가 있다고 말합니다. 이틀 정도 다른 일은 비워두고 지금 필요한 일들을 적어둡니다. 디지털 시대니 물론 여러 할 일관리 앱이나 메모앱을 이용해서 적어둘 수도 있고, — 저자가 권장하듯이 — A4 사이즈 종이 한 장에 할 일 하나씩을 적어서 나름대로 정해둔 임시 박스 (또는 Inbox)에 담아둡니다. 이 때 중요한 것은 사소하고 쓸데없어 보인다고 제쳐두는 것이 아니라 일단 머리에 떠오르는 일들은 모두 적어두는 것입니다. 그러면서 지금 당장 — 2분안에 — 끝 낼 수 있는 일이면 바로 끝내버리고 다음 일로 넘어갑니다.

그 다음에는 이렇게 적어둔 일들을 하나하나 보면서 적당한 곳에 분류하는 일입니다. 내가 어떤 상황 (Context)에서 이 일을 할 수 있을까: 집? 회사? 마트에서? 노특북이 꼭 필요할까? 아이패드는? 그 사람이 없으면 안되겠지? 그리고 언제 이 일을 할 수 있을지를 정해서 신뢰할 수 있는 시스템이 내가 적절한 상황, 이 일을 해야할/할 수 있는 시간이 되었을 때 내게 알려줄 수 있도록 하는 것입니다.

여기서 또 하나 중요한 개념은 프로젝트(Project)입니다. 우리가 일상적으로 생각하기에 프로젝트라하면 최소 2주 이상은 걸리고, 참여하는 사람이 여럿에 할일도 잔뜩 있어야 될 것 같지만 저자가 정의하는 프로젝트는 이와 다릅니다: 일을 완료하는데 두 개 이상의 행동이 필요한 모든 일들.
일을 완료한다는 것은 지금 불만족스러운 상황을 내가 만족할 수 있는 상황으로 변화시킨다는 의미입니다. 예를 들어, 지금 욕실이 더럽기 때문에 욕실청소를 해야겠다고 마음먹을 수 있습니다. 단순히 욕실 청소를 하는 것도 프로젝트가 될 수 있겠지요. 청소를 하려고보니 솔과 세제가 없다면 먼저 솔과 세제를 사고, 실리콘의 곰팡이나 물 때가 낀 곳에 세제를 뿌려두고, 몇 시간 뒤 솔로 문지르는 일들이 각기 다른 행동으로 하나의 프로젝트(욕실을 깨끗하게 만든다)를 완료하는 것입니다.

주의해야할 것 중의 하나는 행동을 적당한 수준에서 잘 쪼개둘 필요가 있다는 것입니다. 예를 들어 위의 욕실 청소라는 프로젝트를 프로젝트로 생각하지 않고, 그냥 욕실 청소라는 하나의 행동으로만 생각한다면, 매번 일요일 아침에 청소를 하려고 마음을 먹을 때마다 집에 솔과 세제가 없다는 사실을 깨닫고 다음으로 미루게 될 것입니다.

그리고 몇 가지 문제가 더 생깁니다. 여러 행동으로 이루어진 일을 하나의 할일로만 둔다면 조금 지칠 때 간단한 행동을 처리해 두고, 정신적으로 여유가 될 때 복잡한 일을 할 기회를 놓칠 수 있습니다. 왜냐면 언제나 그 일을 해야한다는 것을 떠올릴 때마다 그 일을 완료하기 위해서 해야할 그 많은 행동의 양에 압도당할 수 있기 때문이죠. (그렇게 일을 미루는 겁니다. 저처럼…)

그리고 일을 잘게 쪼개 둘 때의 다른 장점 하나는 — 저자의 표현을 빌리자면 — 일을 하나하나 끝내는 즐거움을 알 수 있다는 것이죠. 해도해도 끝나는 것 같지 않은 일을 하는 것보다. 일을 하나씩 할 때마다 한 단계씩 앞으로 나아가고 있다는 생각이 들면 사실 우리들은 더 많은 일을 해낼 수 있다고 생각합니다.

삶의 중요한 측면을 놓치지 않는 것

GTD의 방법론을 프랭클린 코비의 방법론과 비교하면서 하는 말 중의하나가

프랭클린 코비는 중요한 일에 집중해서 우선순위를 정해두고 그 우선순위가 가장 높을 일을 먼저하는 것인 반면, GTD는 중요도에 상관없이 닥치는 대로 해치우는 것이다. 그러니 내 의지와 상관없이 일이 밀려오는 주니어 레벨에서는 GTD가 적절하지만, 해야할 일이 많은 와중에 여러 일의 우선 순위를 살펴 업무를 처리해야하는 고위의 사람들에게는 코비 방식이 더 적당하다.

라는 것입니다.

하지만, GTD 방식이 그저 눈 앞의 일들에만 집중하는 것은 아닙니다. 처음 해야할 일들을 떠올릴 때 중요한 것 중의 하나는 그 일이 완료되었을 때의 이상적인 모습이 무엇인지 떠올리는 것입니다. 먼저 완료된 모습을 떠올린 다음에 이 목표에 닿기 위해 필요한 행동을 역순으로 찾아내는 것이죠. 그리고 당연히 GTD에서도 지금 중요한 일 또는 프로젝트를 덜 중요한 것들과 구분할 수 있도록 합니다. 사실 지금 급하지 않은 것은 나중에 적당한 때에 할 수 있게 시간을 정해두거나, 아니면 언젠가 할 일정도로 따로 빼 둘 수도 있습니다.

그리고 책에서도 Vision, 목표, 프로젝트 등등으로 내 주변의 일들을 나누어 볼 수 있는 일종의 필터를 제공하기도 합니다. 비전을 이루기 위해서 달성해야할 목표들을 설정하고, 그 목표를 달성하기 위해 수행되어야 할 프로젝트들을 정의한 다음에, 각 프로젝트를 완료하기 위해 필요한 행동을 정의해서 적당한 컨텍스트나 날짜에 분류해 두는 방식입니다. 그리고 이러한 분류를 통해서 일뿐 아니라 나 자신과 가족을 위해 중요한 일에도 좀더 집중할 수 있도록 도와줍니다.

마치며…

물론 이 책을 한 번 읽는 것이 더 여유롭고 생산적인 인생을 보장해 주는 것이 아닙니다. (저자는 자기 책은 여러 번 읽어야하고 읽을 때마다 배우는게 있을 거라고 자랑하네요) 일단 저부터도 책을 거의 다 읽은 시점부터 회사 업무가 시즌에 들어가서 제대로 체계를 갖춰볼 생각은 아직 못해봤어요. 1월 정도에 도전해볼 생각입니다. 아직 제대로 시작한 것은 아니지만, 제가 이 책을 읽은 뒤로 계속 염두에 두고 있는 것은 2분 법칙다음 행동(Next Action)이라는 원칙입니다. 2분 법칙은 위에 잠깐 썼듯이 당장 해결할 수 있는 일이면 미뤄두지 말고 처리해버린다는 것(반드시 2분일 필요는 없습니다.)이고, 다음 행동은 내가 원하는 형태로 프로젝트를 종료하기 위해서 지금 이 행동이 끝나고 해야 할 행동이 무엇인지 찾아두겠다는 것입니다.

한 때 여러 종류의 자기 계발서에 탐닉하기도 했었습니다만 그런 책은 읽을 때만 그럴 듯하고 읽고 나면 허무한 경우가 많았습니다. 읽을 때는 좋은 말인데, 그래서 구체적으로 무엇을 해야하느냐에 대해서는 지침이 부족한 경우가 많았지요. 이 책은 저자가 자신이 만들어 낸 방법론을 설명하는 책이면서 동시에 그 방법론을 토대로 수많은 사람들을 컨설팅하면서 얻은 임상 지식을 풀어둔 책이기도 하기에, 그 원칙을 상대적으로 쉽게 따라해볼 수 있습니다.

그렇다고 당장 인생이 바뀌기를 기대하지 마세요. 이 방법론을 적용하면서 가장 힘든 일은 할 일들의 체계를 주기적으로 관리하고 업데이트하는 것이고, 실제로 완전히 습관화되기 전에는 자꾸 이 일 자체를 미루고 싶어집니다. 저자도 이 방법론을 제대로 적용하기 위해서는 최소 2~3년은 몸에 익어야 된다고 말하고 있지요. 그럼에도 불구하고, 이 방법론을 통해 기존의 수동적인 태도에서 벗어나서 좀더 적극적으로 내 주변의 여러 일들을 처리하도록 스스로를 독려할 수 있게 되는 점에서 단기적인 가치도 있어 보입니다.

 

GoodTask2: 미리알림의 훌륭한 확장

얼마전 클리앙에서 우연히 GoodTask2 앱의 리딤코드를 이벤트를 통해서 얻을 수 있어서 사용해볼 수 있었습니다. GoodTask는 아이폰/아이패드에 기본으로 제공되는 미리알림과 동기화되면서 해당 기본앱의 기능을 확장해 주는 역할을 합니다. 미국 앱스토어에서도 지속적으로 좋은 평가를 유지하고 있고, 디자인도 상당히 깔끔한 편입니다.

기본

GoodTask가 기본 미리알림보다 편리한 점은 무엇보다 첫 화면에 단순히 리스트만 보여주는 것이 아니라 주간 또는 월간 달력화면 아래에 그 날, 그 주, 또는 그 달의 일정과 할 일을 모아서 보여준다는 점입니다. 저는 일정까지 섞여 있는 것이 불편해서 꺼두었지만 일정을 함께 보여줌으로써 해야할 일들을 끝내기 위해 좀더 잘 계획할 수 있도록 도와줍니다. 기본화면은 리스트, 일, 주, 월로 구성되어 있는데, 리스트는 기본적으로는 미리알림의 리스트 화면과 비슷하다고 생각하시면 됩니다. 추가적으로 일정이 있는 일, 없는 일, 만기가 지나 갔거나 해쉬태그를 붙여둔 일들을 별도로 확인해 볼 수 있습니다.

사용

할일 만들기

할 일을 추가하기 위해서는 일/주/월 화면에서 화면을 아래로 살짝 당겨주면 됩니다. 그러면 할 일의 제목을 입력할 수 있고, 키보드 살짝 위에 상세/ 계속 추가하기라는 글자가 생겨납니다 계속 추가하기는 말 그대로 제목만 입력한 채로 여러 할 일을 한 번에 입력하는 것이고, 상세를 누르면 할일의 성격을 자세히 분류해 줄 수 있습니다. 완료 예정일을 켜면 현재 시각이 기본값으로 들어 있고, 알람 시간도 적당히 바꿔주면 됩니다. (다만 버그인지 할 일을 생성하면서 완료예정일을 며칠뒤로 해도 생성된 할 일을 보면 현재시각으로 완료예정일이 설정되어 있어서 다시 수정해 줘야됩니다.) 반복 기능은 미리알림에서 제공하는 것에 비해서 좀더 세부적인 반복 주기를 제공합니다.

스마트 리스트

해쉬태그(#)를 이용해서 스마트 리스트를 만들어 사용할 수 있어요. 태그는 제목줄에 붙이든 상세의 메모란에 붙이든 상관없이 작동합니다. 일종의 “검색 기록 저장”과 비슷한 기능이라고 생각하시면 됩니다. 할 일을 만들면서 스마트 리스트 항목을 만들려면 두 가지 방법이 있습니다. 그냥 제목이나 메모를 입력할 때 같이 붙여 써주거나, 이미 생성된 할일을 꾹 눌러서 빠른 액션 화면을 불러온 뒤에 미리 저장해둔 태그 버튼을 눌러주는 것이지요.

빠른 액션

빠른 액션은 할일을 잠시 누르고 있으면 나타나는 메뉴입니다. 기본 제공된 것을 사용해도 문제가 없고, 필요하다면 맨 아래를 제외한 세 줄은 직접 수정해서 사용할 수 있어요. 이미 만들어진 할 일들에 대해서 시간을 잠시 미루거나, 우선순위를 주거나 태그를 입히는 등의 작업을 빠르게 할 때 사용하시면 됩니다.

기타 기능: 위젯

위젯은 이런 종류의 다른 할일 앱에서 제공하는 것과 유사한 기능과 디자인입니다만, 제가 사용해 본 것 중에서는 Things와 함께 가장 깔끔하고 유려한 모습을 보여준다고 생각합니다. 워치용 앱은.. 제가 워치가 없어서 생략할게요.

아쉬운 점

  1. 낮은 계층 구조: 일단 미리알림의 계층구조를 그대로 가져오다 보니 어쩔 수 없는 부분인 것 같습니다. 리스트 – 할일의 2 단계까지만 제공해요. 물론 미리알림과 동기화를 하기 위해서는 중간에 프로젝트 같은 것을 끼워넣기는 어려울 것이라고 생각합니다. 그리고 일반적인 거의 모든 경우에 있어서 굳이 프로젝트를 따로 나눠서 정리해야할 필요성도 별로 없구요. 그래도 이런저런 일들이 섞여있을 때 정돈되어 보이면 마음이 좀더 편하기는 합니다.
  2. 태그 관리: 미리알림에 그대로 동기화하려다 보니 메모나 제목줄에 그대로 태그를 입력하는 것으로 보입니다. 다만 2Do를 살펴봤을 때, CalDav 형식으로 동기화를 했었던가 해서 미리 알림을 통해서도 별도 태그를 동기화하고 관리할 수 있었던 것으로 생각하고 있습니다. 유사한 방식으로 태그나 프로젝트에 대한 속성을 주고, 별도로 관리할 수 있게 하면 좀더 편하지 않을까하는 생각이 듭니다.

결론

할일관리까지 복잡하게 하고 싶지 않고, 미리알림이 해야할 일들을 관리하는 최고의 방법이라고 생각한다면, 틀림없이 GoodTask가 미리알림에서의 간결함을 유지하면서도 확장된 기능을 제공하는 훌륭한 대안이 될 수 있다고 생각합니다. 특히 Fantastical이나 PI같은 달력에서 할 일도 같이 보고 싶은데, 여기서는 내 생각처럼 세밀한 조정이 잘 안된다면 GoodTask는 정말 만족스러운 경험을 제공해 줄 것입니다. 하지만 할일을 프로젝트 단위로 나누고 쪼개서 관리하는 것을 좋아한다면 GoodTask는 좀 답답할 수 있어요.

 

GTD: OmniFocus v. Things

  1. 소개: GTD & OmniFocus vs. Things

    GTD는 David Allen이 처음 주장한 할 일 관리 방법론으로, 해야할 일이 생각날 때마다 한 곳에 모두 모아서 적어 두었다가, 시간이 날 때 언제 이 일을 할 수 있을 지 정리해 두고, 그 일을 할 수 있게 되었을 때, 할 수 있는 일을 모두 끝내자는 생각에 기반을 하고 있습니다. 사실 저도 GTD에 대한 책을 아직 읽어보진 않고 인터넷을 통해서만 접하고 지식을 얻었기 때문에 부족한 부분이 있습니다. 여기서는 GTD에 대해 다루기 보다는 GTD를 기반으로 한 두 개의 유명한 할 일 관리 App을 사용해 본 경험을 공유해 보려고 합니다.

    OmniFocus와 Things는 모두 GTD를 기반으로 한 앱입니다. 기본적인 작업 흐름은 크게 다르지 않다고 생각하지만, 제작자의 철학이 달라서인지 세세하게 사용법이 다릅니다. 일단 먼저, 그리고 더 오래 사용해 본 Things의 경우에는 GTD 기법을 적용하기 쉽고 유연하게 약간의 수정이 가해졌습니다. 이를 위해서 컨텍스트라는 GTD의 핵심적인 개념 중 하나를 포기하고 대신 태그를 도입했습니다. 이와 달리 OmniFocus는 GTD를 최대한 깊이 있게 적용할 수 있도록 고민한 듯합니다. 가장 단적으로는 다른 GTD 앱과도 다르게 거의 유일하게 다층 개념의 GTD를 지원하고 있다는 사실이 이 점을 잘 보여주고 있다고 생각합니다.

    참고로 이 포스팅은 iOS 앱만을 대상으로 했습니다. 맥이 없어요..

  2. 사용 흐름

    GTD의 기본적인 업무흐름은 __수집 > 처리 > 실행 > 리뷰__로 이루어져 있습니다. 그리고 두 애플리케이션 모두 기본적으로 이 흐름을 따르고 있습니다. 다만 앞에서도 말씀드렸다시피 세세한 부분에서 약간씩의 차이를 보여주고 있습니다.

    1. 수집(Collect)

      수집은 무언가 할일이나 아이디어가 떠올랐을 때, 바로 Inbox 같은 곳에 기록해 두는 것입니다. 따라서 인박스에 접근하는 것은 쉽고 빨라야 됩니다. 일단 두 개 모두 앱 내에서 어디에서든지 + 기호를 누르면 바로 할 일을 만들 수 있습니다. 이 과정에서 차이점은 옴니포커스는 _Save+_라는 버튼을 따로 만들어서 연속적으로 인박스 아이템을 생성할 수 있다는 것입니다. 그 외에 수집 과정에서 두 앱이 도입한 유용한 기능과 차이는 아래와 같습니다.

      • Share/Action Extension: 옴니포커스와 씽즈 모두 익스텐션 기능을 이용해 사파리 등 외부 앱에서 바로 자신들의 앱에 인박스 아이템을 생에할 수 있게 해줍니다. 여기서 옴니포커스는 익스텐션에서 바로 프로젝트와 컨텍스트 등을 지정할 수 있는 반면, 씽즈는 제목과 노트를 쓰고 그저 인박스로 담을 수 만 있다는 점입니다.
      • 미리알림에서 불러오기: 둘 다 미리알림에서 불러오기가 됩니다. 이 부분은 별 차이가 없을 것 같습니다.
      • url scheme: 역시 둘 모두 지원합니다. 저는 아주 기본적인 수준에서만 사용하고 있고, 아직 옴니포커스는 url scheme 사용해 보지는 않았습니다.
      • 위젯: 씽즈는 위젯에서 바로 새로운 할 일을 등록하는 화면으로 이동할 수 있습니다.
    2. 처리(Process)

      처리라는 것은 수집해서 인박스에 담아둔 할 일들을 하나씩 살펴보면서 적절한 프로젝트/컨텍스트(씽즈라면 태그)를 부여해서 나중에 할 수 있는 상황이 왔을 때를 대비하거나, 바로 끝낼 수 있는(대개 2분 이내) 일이라면 그 자리에서 끝내는 과정입니다. 이 과정에서 중요한 개념이 프로젝트와 컨텍스트 등일 것이고 여기에서 씽즈와 옴니포커스도 가장 크게 차이가 납니다.
      • Folder/Project

        옴니포커스에서는 프로젝트 외에 폴더라는 개념도 있습니다. 우리가 알고 있는 것과 동일한 기능을 하고 있으며, 폴더에는 할 일을 배정할 수 없습니다. 하지만 폴더 아래에 다시 프로젝트 들을 둘 수 있어서 다층 구조를 형성하는데 도움을 줍니다. 이는 씽즈에서는 Areas of Responsibilities가 유사한 기능을 합니다. 차이점은 씽즈에서는 이 Area들도 바로 밑에 프로젝트가 아닌 할 일을 둘 수 있다는 것입니다.        옴니포커스의 모든 할 일은 인박스에서 나오기 위해서 프로젝트에 소속되어야 합니다. 한 번 하고 말 일들도 프로젝트가 필요하기 때문에 옴니포커스에는 기본적으로 Misc.라는 사소한 일들을 위한 프로젝트가 기본적으로 만들어져 있어요. 씽즈도 Area에 소속될 수 있다는 것을 제외하면 비슷합니다.
      • Context

        옴니포커스는 GTD의 기본 개념에 맞게 컨텍스트를 사용하고 있습니다. 컨텍스트란 내가 어떤 일을 할 수 있는 상황에 대해서 미리 분류를 해서 정리 해둔 것입니다. 그래서 나중에 그 상황이 왔을 때, 거기에 맞는 컨텍스트를 보면 지금 내가 해야 할 일을 알 수 있는 것입니다. 예를 들어, 내가 은행에 직접 가서 해야만 할 들이 주기적으로 있을 때, @은행을 컨텍스트로 지정해 두면, 나중에 은행에 갔을 때, 해야할 일들을 한 번에 처리할 수 있게 해주는 것입니다.    컨텍스트에 대해서도 새로운 아이디어들이 나오고 있습니다. [Simplicity Bliss의 한 글](http://simplicitybliss.com/a-fresh-take-on-contexts)에서는 지금 더 중요한 것은 시간이나 도구가 아니라 집중력이기 때문에 내가 어느 정도로 집중력을 가질 수 있는지에 따라서 Full Focus, Thinking, routing 등으로 컨텍스트를 구성하는 것이 더 유용할 수 있다고 주장합니다    옴니포커스는 다층의 컨텍스트를 구성할 수 있습니다. 예를 들어 특정 장소에서만 할 일 > 집 또는 회사, 가볍게 할 수 있는 일 > 책 읽기 또는 그림그리기 같은 방식입니다. 다만 하나의 할 일이 여러 개의 컨텍스트에 동시에 있을 수는 없고, 이에 대해 제작자는 해쉬태그와 Custom perspective 기능을 활용하라고 조언하네요..    씽즈에서는 태그를 사용하고, 그렇기에 당연히 할 일 하나에 여러 개의 태그를 부여할 수 있습니다. 다만, 맥에서는 한 번에 여러 개의 태그로 필터링 해 볼 수 있지만, 아이폰이나 아이패드에서는 한 번에 하나의 태그만 볼 수 있어요.
      • 할 일

        결국 할 일은 위의 두 가지 특성을 모두 갖추게 됩니다. 따라서 두 앱에서 크게 다른 점은 없습니다. 다만 옴니포커스의 경우에 사진이나 녹음 첨부가 되고, 할 일 아래에 여러 층의 하위 할 일을 둘 수 있기 때문에 좀 더 유연하게 관리할 수 있는 편입니다.
    3. 실행(Do)

      처리 과정까지 끝냈다면, 이제 때가 오면 일을 끝내야 겠죠. 이건 말 그대로 아주 간단합니다. 앱에 들어가서 앞에 있는 박스에 체크를 해주거나(씽즈), 뒤에 달린 동그라미에 체크(옴니포커스)를 해주면 됩니다. 세부적으로 약간의 차이는 씽즈는 앞의 박스를 꾹 누르고 있으면 취소 또는 완료 중에서 선택할 수 있는 메뉴가 떠서, 바로 취소를 할 수 있습니다. 당장 할 일이 아니라고 판단되면 Someday로 보내두면 되구요. 옴니포커스는 취소를 하려면 일단 할 일을 탭해서 속성 창을 열어야 합니다. 거기서 잠시 정지 시켜 둘 생각인지, 아니면 Drop 해 버릴지 선택할 수 있습니다. 그 외에 씽즈와 옴니포커스에서 업무를 처리하는 과정에서 몇 가지 차이가 있습니다.
      • Widget: 위젯은 확실히 씽즈 쪽이 좀더 제 취향에 맞습니다. 깔끔하고, 바로 할 일 작성 화면으로 갈 수도 있습니다. 무엇보다도 Today에 표시되는 할 일들은 기한에 상관없이 떠 있기 때문에 보기가 편합니다. 옴니포커스의 경우에는 클리어의 위젯과 마찬가지로 오늘이 마감인 할 일들이 위젯에 뜹니다. 제가 중요 표시한 것은 따로 뜨지 않는 점이 아쉽고, 마감이 지나면 바로 알람이 오고, 위젯에서는 더 이상 뜨지 않는 점도 불편한 사항입니다. 제작사에 피드백을 줬지만, 개선이 있을지는 모르겠습니다.

      • Due(date & time): 씽즈에서는 마감 날짜만 정할 수 있고, 시간을 정할 수는 없습니다. 아마 제작사는 마감일이 오면 굳이 __마감시한__까지 기다리지 말고 그날 가능할 때 끝내버리라는 의도인 것 같습니다. 이와 달리 옴니포커스는 시간도 반드시 지정하도록 되어있습니다. 전 사실 대부분의 일들이 엄격한 마감시한을 가지고 있지 않고, 그날 중에만 끝내면 되는 경우가 많기도 하고, 씽즈를 먼저 쓰기 시작해서 그런지 매번 시간을 정하는 것이 좀 귀찮기는 합니다. 그래도 할 수 없는 것보단 시간을 정할 수 있는 것이 더 유용하다고 생각해요.

      • 위치: 씽즈는 위치 기반 알림을 지원하지 않습니다. 옴니포커스는 컨텍스트에 특정 위치를 지정해 뒀다가 그 컨텍스트에 할 일이 배속되어 있으면 알려줍니다. 물론 없는 것보다는 있는 것이 좋은 기능이지만, 저로서는 옴니포커스에서 해당 기능은 잘 사용하지는 않고 있습니다.

    4. Review

      GTD에서는 주기적으로 내가 진행 중이거나, 정지시켜둔 프로젝트와 할 일을 검토하면서 수정이 필요한 부분들에 대해서는 수정을 하는 시간을 가지도록 하고 있습니다. 옴니포커스에서는 별도의 리뷰 기능이 있으며, 일주일에 한 번 제가 구성한 각 프로젝트 별로 돌아가면서 리뷰를 할 수 있도록 도와주고 있습니다. 씽즈에는 Daily Review라는 기능이 있으나, 이것은 어떤 할 일의 마감기한이 설정한 범위 이내로 들어올 때, Today 탭에서 보여줄 지, 아니면 나중으로 미룰지 결정하는 것으로 옴니포커스와 같은 주기적은 검토 과정은 아닙니다. 씽즈를 사용한다면 Next나 Scheduled, Someday 항목을 둘러보면 직접 리뷰를 할 수 밖에 없습니다.
  3. 결론

    GTD를 통한 할 일관리 앱의 양대 산맥이라고 불리는 두 앱에 대해서 간략히 작성해 보았습니다. 개인적으로는 오래 사용한 씽즈가 좀더 친숙하지만 기능이나 활용도 면에서 옴니포커스에 좀더 후한 점수를 주고 싶습니다. 사실 씽즈가 아직 편한 이유가 옴니포커스는 아이패드에서만 사용하고 있기 때문일 수 있어서라고 생각해요. (조만간 Universal 앱으로 업데이트 한다는 뉴스를 접하고 가격이 오르기 전에 아이패드 버전 먼저 구매해 보았습니다)물론 둘 다 좋은 앱이고, 둘 중 어느 하나가 더 마음에 든다면 그건 둘 중 하나가 못나서라기 보다 개인의 취향에 더 잘 맞기 때문일 것이라고 생각합니다.결론적으로 좀더 단순하고 빠른 것을 원하지만, 미리알림보다는 더 체계적으로 정리해 보고 싶다면 씽즈가 제격이라고 생각합니다. 하지만 씽즈에는 없는 기능들이 아쉽고, 삶의 여러 부분에서 튀어나오는 여러 일들을 한 번 제대로 정리해보고 싶다면 옴니포커스도 좋은 선택일 수 있다고 생각합니다.

 

 

더 열심히 일하기 위해 삶의 많은 부분을 자동화해야 할까.

하버드 비지니스 리뷰의 블로그에 실린 글 하나를 소개 해 드립니다.

Should You Automate Your Life So that You Can Work Harder?

여러분은 필리핀에 사는 한 번도 본적없는 사람이 여러분의 업무 뿐만 아니라 개인적인 이메일도 보고 분류해 두는 것에 대해서 어떻게 생각하세요? 아니면 정말 낯선 사람이 여러분의 배우자나 가족의 생일 파티를 준비하는 것은?

위 글은 (특히 사업가들이) 자신의 생산성을 높이기 위해서 삶의 많은 부분을 자동화하는 것에 대해서 이야기하고 있습니다. 앞에서 한 질문은 가상의 예시가 아니라 실제 사업가들이 하고 있는 것에 대해서 이야기한 겁니다. 예를 들어 Maneesh Sethi 씨는 자신이 자고 있는 동안 마닐라에 사는 Caleb씨가 자신의 이메일(업무 + 개인)을 모두 살펴보고, 중요도와 카테고리에 따라 분류하고 필요한 것은 답변도 보내도록 한다고 합니다. 그래서 아침에 일어나면 중요한 이메일만 살펴볼 수 있고, 거의 대부분 이메일을 쓸 필요가 없다고 하네요. Veronica Belmont씨는 Facy Hand를 통해 임시 비서를 고용해서 배우자의 생일 파티에 대한 테마와 준비과정에 대한 모든 것을 맡길 수 있었다고 합니다.

이런 사람들이 이렇게 삶의 여러 부분들을 자동화하는 것은 자신의 생산성을 더 높이기 위해서 입니다. 이 사람들은 그렇다고 일을 위해서 건강을 희생하진 않는다고 말하지요. (건강을 잃으면 생산성이 떨어지니까 당연할 말입니다.) 문제는 이렇게까지 생산성에 집착하는 것이 맞는 방향일까 하는 것인데, 저자는 자기는 시간을 아끼기 위해 – 마치 스티브 잡스마크주커버그처럼 – 매일 똑같은 옷을 입을 수는 있지만, 자기 이메일을 남이 보게 하고 고기를 갈아서 고기 스무디를 만들어 먹거나 하고 싶진 않다고 말합니다.아마 새로운 시대의 사치는 나를 더 날씬하게 하거나 똑똑하게 해주거나 생산적이지 않은 정말로 쓸데없는 일에 시간을 쏟을 수 있는 여유가 아닐까하고 말합니다. 심지어 시지푸스도 절반의 시간은 비탈을 내려가는데 썼으니까요.