2Do: 진화하는 할일관리 앱

2Do라는 앱을 처음 접한 것은 아이폰4를 처음 사고 나서 얼마 안 있었을 때였습니다. 그 때는 당시유행하던 스큐어모픽 디자인을 빌려서 상당히 아기자기한 모습을 보여주는 한편 여러 가지 기능을 갖추고 있어서 한참 사용했습니다. 아이폰의 기본 미리알림과 동기화해서 사용했었는데, 기능은 많지만 복잡한 느낌이 강하게 들고 동기화 과정 등이 산만한 느낌이 들어서 좀 아쉬움이 있었어요. 그러다가 실수로 Things를 구매한 다음에 Things의 세련된 단순함이 마음에 들어서 한참 그것만 사용했습니다.

몇 년이 흐른 뒤에 2Do 3의 Beta에도 참여를 해서 한참 사용해 보았지만, 여전히 산만하다는 생각이 강하게 들어서 Things로 돌아갔다가 호기심에 구입한 OmniFocus를 사용했다가 한참 이곳저곳을 기웃거렸습니다. 그러다가 Macstories의 Federico Viticci가 쓴 2Do 리뷰를 보고 다시 한 번 사용해 보기로 마음먹었습니다. 마침 2Do에서 새롭게 선보이는 Email to 2Do 기능 또한 상당히 매력적으로 다가 왔기도 했구요.

처음에는 여전히 아쉬운 부분들이 있어서 Things나 OF를 기웃거리다가 사실 이렇게 2Do를 마음에 들어하지 않는 것이 제대로 Setup이 되지 않았기 때문이라는 생각이 들어서 다시 한 번 시간을 들여서 나름대로 주의깊게 설정을 해보았습니다. 현재까지 이 앱은 Things와 OF를 사용하며 가려웠던 곳을 잘 긁어줘서 이 앱에만 의지해서 생활해 보고 있습니다.

Email to 2Do

2Do의 3.8버전에서 Beehive Innovations에서 가장 야심차게 도입한 기능은 바로 이 Email to 2Do라고 생각이 듭니다. 자체서버를 두지 않고, Dropbox나 미리알림, Toodledo 등을 이용해서 동기화를 수행하는 앱으로서 이메일을 통해 바로 할 일을 추가할 수 있게 해주는 영리한 방법입니다.


Email to 2Do 설정화면

이 기능은 IAP로 구매가 가능합니다. 가격은 $ 3.99에 이메일 계정 두 개이고, $ 1.99를 추가해서 하나의 계정을 더 추가할 수 있습니다. 위 사진 맨 왼쪽이 현재 2 개의 이메일 계정이 추가된 상태입니다. 이메일 옆의 숫자는 지금까지 해당 이메일 계정에서 2Do로 할일이 추가된 갯수입니다. 이메일 계정하나를 선택해서 들어가면 해당 이메일에 대해서 할 일을 어떻게 불러올지 옵션을 설정할 수 있습니다. 해당 이메일 계정으로 들어오는 이메을은 자동을 태그를 달 수 있는데요. 개인적으로 규칙을 정해서 태그를 다르게 달 수 있다면 더 좋지 않을까 하는 생각이 듭니다. 예를 들어, 저는 Instapaper에서 읽은 글 중에서 블로그에 다뤄보고 싶은 내용이 있으면 “좋아요”를 눌러둡니다. 그러면 IFTTT에 의해서 제 이메일 계정으로 메일이 발송되도록 되어 있는데요. 이때 발신자에 따라서 태그를 달거나 Google의 기본 기능을 이용해서 수신자에 따라 다른 태그를 달 수 있다면 더 편리할 것 같습니다.

위 사진의 맨 오른쪽 화면은 Capturing Rules를 누르고 들어갔을 때 입니다. 기본 적으로 중요 표시 또는 깃발이 달리면 할 일로 추가가 되도록 되어 있으며 그 외에 제목에 todo라는 말이 들어가거나 메일의 수신자가 gmailid+todo@gmail.com이면 할 일로 불러오도록 설정을 해두었습니다.

해당 기능이 OF의 이메일 수신 기능보다 더 유용한 면은 내가 평소에 사용하던 이메일 계정에서 업무상 주고 받게 되는 이메일에 규칙을 지정해서 자동으로 할 일 관리 앱으로 불러 올 수 있다는 것입니다. OF나 다른 자체 싱크를 지원하는 할 일 앱처럼 받은 메일을 다시 내 할일 계정으로 전달하거나, 메일 보내는 사람에게 뭔지 알기도 어려운 이메일 계정을 알려주는 것보다 훨씬 편리하지요. 그리고 할일로 등록된 메일의 url scheme이 자동으로 등록되어 Smart List를 이용하면 이메일 캡쳐로 등록된 할 일을 간편하게 모아보고 원래의 이메일을 열어볼 수 있습니다. 반면, 다른 서비스에서 이메일에 첨부된 파일을 자동 업로드 해주는 것에 비해, 2Do의 경우 첨부파일은 무시한다는 점은 단점 입니다. 향후 개선이 될 수 있으리라 생각합니다.

다른 앱과의 연동

만약 여전히 Things나 아니면 이메일 기능을 지원하지 않는 다른 할 일관리 앱을 던 선호한다면, 그리고 혹시 2Do앱을 가지고 있다면, $ 3.99만 투자하면 다른 앱에 이메일 기능을 추가할 수 있습니다.

단, 그 앱이 미리알림에서 할 일을 가져올 수 있어야 합니다.

2Do는 미리알림과의 동기화 기능을 지원합니다. 2Do가 아닌 다른 곳에서는 제목과 노트, 만기일정도만 동기화되지만 실제로는 태그 등 여러가지 다른 속성도 동기화를 해 줍니다.

이 기능을 적용해서 2Do가 미리알림과 동기화가 되도록 설정해두고, 이메일 연동 기능을 설정해 두면 이메일이 2Do를 거쳐서 본인의 할일 관리 앱으로 가도록 할 수 있습니다. 다만, 이 기능을 위해서 2Do를 새로 구매하는 것은 현재 할인 가격만 해도 $ 7.99이니 좀 과하다는 생각이 드네요.

Paused Tags

개발자가 야심차게 개발한 두 번째 기능은 Tag를 일시정지 해둘 수 있는 기능입니다.

태그 화면에서 특정 태그를 오른쪽에서 왼쪽으로 스와이프하면 삭제일시정지 두 개의 옵션이 보입니다. 이 중에서 일시정지를 눌러주면 아래에 있는 someday 태그처럼 태그 아이콘 중간에 일시정지 표시가 생겨나게 됩니다. 사실 나중에 할 일을 따로 분류하고 싶을 때 그냥 태그만 만들어서 분류해도 되니까 무슨 필요가 있나 싶을 수 있습니다. 하지만 이 기능은 태그 자체에 다른 속성을 부여해 주는 역할을 합니다.

이 화면에서 보시는 것처럼 작은 재생버튼이 생기는데요. 저걸 눌러주면 지금 일시정지 상태인 태그가 붙어있는 할일을 숨기거나 보여줄 수 있습니다. 제 생각에 이 기능이 유용할 수 있는 사례는 이런 것이 있습니다. 지금 저는 집에 노트북이 없는 상태인데요.( 맥북 신제품이 나오면 살지 그냥 윈도우 PC를 살지 고민 중입니다) 일시적인 것이 아니라 두어달 정도 노트북이 없을 것으로 보이고, 노트북 태그가 붙은 일들은 모두 노트북을 새로 살 때까지 미뤄둬도 상관없다면, 노트북 태그를 일시정지 시키고 할일을 보여주는 화면에서 일시정지 태그가 붙은 할 일들은 모두 숨겨둘 수 있습니다. 그러면 지금 할 수 없는 일 들에 대해서 신경쓸 필요가 없게 되겠네요. 나중에 노트북을 사면 다시 resume을 눌러주면 됩니다.

왜 2Do를 사용하나

제가 사용해본 할 일관리앱은 자잘하게 조금 쓰다 만 것을 제외하고 Things와 Omnifocus 2, 그리고 이 2Do가 있습니다. 모두가 훌륭한 앱이어서 본인 업무스타일이나 성격, 필요성에 맞춰서 사용하면 될 것으로 생각이 듭니다만, 참고하시라고 제가 2Do를 선택한 기준을 적당히 기술해 볼까합니다.

  1. 편의성: OF = 2Do > Things
    제가 가장 애착을 가지고 있던 프로그램은 Things이긴 합니다. 그 전에 몇 번 포스팅을 하면서 여러 앱에 비해서 Things가 가장 만족스럽다고 표현을 했던 것 같은데요. 이건 사실 Things의 세련된 디자인과 단순함 덕분이지, Things가 특별히 더 편리한 앱이어서 그런 것은 아닙니다. 사실 쓰다보면 연속으로 여러 할일을 생성하는 것이 안되고, 반복 일정은 꼭 Scheduled 영역, 프로젝트는 꼭 Project 영역에 들어가야만 만들 수 있다는 것과 할일과 프로젝트 간의 변경이 불가능하다는 점은 큰 감점요소입니다. (iOS 기준) 이에 반해 2Do와 OmniFocus는 방금 언급한 모든 일이 자연스럽게 어디에서든 됩니다.

    다만 Things를 사용하면서 가장 유용한, 그리고 다른 앱에서는 찾아보기 어려웠던 점은 반복 일정을 만들 때 주기를 아주 세세하게 정할 수 있다는 점입니다. 예를 들어 2달에 한 번 마지막주 수요일 이나 3주에 한 번 월요일과 금요일 같은 방식의 반복 주기는 아직 Things외에 다른 곳에서는 접해 보지 못했습니다.

    OF는 Things에서 이쉬웠던 거의 대부분의 기능을 제공하고 있습니다. 특히 Perspective는 컨텍스트와 검색기능을 이용해서 제 여러가지 필요에 따라 만들어져 있는 할 일을 분류해서 보여줄 수 있어서 상당히 유용했습니다. 그리고 Things와 다르게 위치도 지원이 되지만 단점은 특정 컨텍스트에 위치를 배정해야 한다는 점입니다. 한 두가지 할 일을 위해 컨텍스트를 만드는 일은 너무 번거로워질 수 있지요. 그리고 Perspective에서도 모든 검색 옵션이 AND로 연결되어 있어서 여러 기준에 해당되는 모든 할 일을 보는 것은 불가능에 가까웠습니다.

    2Do는 OF와 비슷한 기능성을 가지고 있으면서, OF의 Perspective에 대응된다고 볼 수 있는 Smart List는 검색조건을 다양하게 설정할 수 있었습니다. 물론 2Do에서도 검색에 아쉬운 부분이 조금 있었지만, 위의 다른 두 앱에 비해서는 훨씬 편리하게 검색 조건을 생성할 수 있었습니다. 그리고 여러 개의 할 일을 한꺼번에 선택해서 태그를 설정하거나, 다른 곳으로 옮길 수 있습니다.

  2. 유연성: Things > 2Do > OF
    OF는 GTD의 개념을 잘 적용한 훌륭한 앱이지만, 컨텍스트의 적용이 오히려 할일 관리를 어렵고 경직되게 만들 수 있었습니다. 그에 반해서 Things는 태그를 이용하기 때문에 여러 할 일을 태그의 조합으로 좀더 유연하게 분류할 수 있습니다. 특히 태그를 트리구조로 정리할 수 있어 검색할 때 여러 개의 아들 태그를 모두 선택하고 싶으면 엄마태그 하나만 선택해도 되는 것. Area나 프로젝트 단위로 태그를 설정하면 그 아래의 할 일에 모두 적용되는 점 등이 장점입니다.
    2Do 또한 태그 기능을 활용하고 있기에 이 측면에서 더 유연하게 적용할 수 있습니다. Things 대비 단점은 프로젝트에 배정한 태그로 검색하면 프로젝트만 적용이 되는 점, 트리구조가 적용이 안되는 점 등이 있는데, 이런 점은 SmartList를 이용해서 극복할 수 있다는 생각입니다.
    다만, 할일을 계층화 할 때, OF는 폴더구조를 활용해서 여러 단계로 만들 수 있고, 할 일 아래에 다른 할 일을 둘 수 도 있습니다. 그에 반해 Things와 2Do는 프로젝트와 할일 아래 다른 프로젝트를 둘 수 없어서 계층 구조가 얕은 편이네요. 그나마 2Do가 리스트 그룹을 지원해서 한 계단 더 깊이 내려갈 수 있습니다.

마치며

앞에도 썼다시피 여러 할 일 관리 앱들은 자신의 업무 흐름에 잘 맞는 것을 골라 쓰는 것이 가장 좋은 일입니다. 사실 이런데 자꾸 신경쓰다보면 일을 해결하기 위해 할일관리 앱을 쓴다기 보다 할일관리 앱을 써보려고 일을 만드는 느낌이 들 때도 있거든요. 그래서 어떤 분들은 기본 미리알림이 가장 훌륭한 선택이라고 말씀하시기도 하지요.

저는 현재로서는 2Do에 정착한 상태입니다. 초반에 Smart List나 다른 자잘한 설정을 정하느라 좀 번거로웠는데, 일단 이렇게 한 번 정해둔 상태에서는 별 신경 안쓰고 잘 지내고 있습니다. 특히 이 개발자는 예전 GuidedWays 시절부터 팔던 이 앱을 본인 말로도 거의 뒤집어 엎다시피 했는데도 무료 업그레이드를 제공했고, 앞으로도 앱을 새로 내지는 않을 것으로 보여서 더 믿음이 갑니다. 그리고 피드백이 빠르고, 도움이 될만한 기능이라면 기본적인 사용자경험을 헤치지 않는다고 믿는 선에서 최대한 지원해주고 있습니다.

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Getting Things Done을 읽고

David Allen이 쓴 GTD를 읽고 나서 처음에는 GTD 입문을 위한 가이드 비슷한 것을 써볼까도 생각해 봤습니다. 하지만, 그런 목적이라면 Clien 커뮤니티에서 이렇게 잘 정리된 글이 있고, 기술적인 것은 일단 GTD를 적용해 보겠다고 마음먹고 찾으면 얼마든지 찾아지는 것이라는 생각이 들어서 저는 책 자체에 대해서 소개를 해볼까 합니다.

시작하며

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity(이하, "GTD")는 2002년에 초판이 나왔습니다. 우리나라에는 끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기라는 제목으로 2011년에 번역서가 나와 있는 것으로 보입니다. 아마 번역서로 읽어도 큰 상관은 없겠지만 (번역서를 읽어보지는 못했습니다.) 영어로 독해하는데, 큰 어려움은 없다 싶으시면 원서를 읽어보시는 것도 좋을 것 같습니다. 2015년 3월에 개정판이 나와서 처음 책이 나온 이후 10여년 간의 사례와 스마트폰 등에 대한 내용들이 추가되어 있기 때문입니다. 물론 GTD의 핵심 아이디어가 변한 것은 아니지만 개념을 이해하는데, 그리고 삶의 많은 측면이 디지털화된 내 삶에 GTD를 적용해 보는데 더 도움이 될 거라 생각합니다.

왜 GTD를 읽었나.

사실 GTD라는 개념을 처음 접한 것은 4~5년 전 아이폰을 처음 사고 얼마 안되었을 때였습니다. 이리저리 앱들을 구경하다가 2Do라는 앱을 처음 구입했고, 그 다음에는 호기심에 Things를 구입해서 만지작 거리기 시작하면서 대체 이 프로그램이 근거하고 있는 GTD가 뭔지 관심을 가져봤습니다. 그래서 인터넷을 조금 뒤져봤고, 나름대로 GTD를 이해하긴 했습니다만, 그 깊이는 사실 매우 얕아서 "뭔가 해야 할 일이 생각나면 그 때 그 때 적어뒀다가, 시간 날 때 '컨텍스트'라는 것에 맞춰서 정리를 하고, 시간이 되면 하면된다." 정도였습니다. 그렇게 나름 앱을 활용한다고 하며 살았지만, 여전히 일을 미루고, 깜박하는 일들이 생기기도 하며, 뭐가 잘못되었나 고민만 하고 지냈습니다.

그러다가 올해 초에 David Allen의 인터뷰를 들으면서 GTD의 개정판 혹은 후속작이 나온다는 것을 알게 되었고, 한 번 이 모든 일들의 뿌리가 된 책을 직접 읽어봐야 겠다 생각했습니다. 마침내 두어달 전에 아마존에서 전자책으로 구해 내어 봤습니다.

GTD라는 철학

사실 GTD는 많은 부분이 다가오는, 갑자기 생겨나는 할 일을 처리하는 기술에 대한 부분이기도 하지만, 또 다른 면에서는 내가 맞닥뜨린 이 수많은 일들과 내 삶의 여러 측면을 어떻게 대해야 하는지에 대한 철학을 제시하고 있다는 생각도 듭니다. GTD에서 강조하는 것은 스트레스를 받지 않고 생산성을 높이는 것입니다. 그런 과정에서 GTD는 프랭클린 코비의 "중요한 것을 먼저하기"의 방식과 대비되기도 하지만, 그렇다고 일의 우선순위를 무시하는 것도 아닙니다.

스트레스 없는 생산성의 향상

스트레스는 우리 삶에서 피할 수 없는 일부이기는 하지만, 그 중에는 분명 굳이 받을 필요가 없는 쓸데 없는 스트레스도 있을 것입니다. 그리고 그런 불필요한 스트레스의 상당부분이 미뤄둔 할일, 막상 할 수 있을 때는 생각이 안나다가 할 수 없는 상황에서만 생각이 나서 신경 거슬리는 일들, 하긴해야하는데 어떻게 시작해야할 지 답답한 그런 일들에서 오지 않나 생각합니다.

GTD를 도입하기 위해서는 일단 가장 처음이 중요한데요. 저자는 최대 이틀 정도는 비워둘 필요가 있다고 말합니다. 이틀 정도 다른 일은 비워두고 지금 필요한 일들을 적어둡니다. 디지털 시대니 물론 여러 할 일관리 앱이나 메모앱을 이용해서 적어둘 수도 있고, — 저자가 권장하듯이 — A4 사이즈 종이 한 장에 할 일 하나씩을 적어서 나름대로 정해둔 임시 박스 (또는 Inbox)에 담아둡니다. 이 때 중요한 것은 사소하고 쓸데없어 보인다고 제쳐두는 것이 아니라 일단 머리에 떠오르는 일들은 모두 적어두는 것입니다. 그러면서 지금 당장 — 2분안에 — 끝 낼 수 있는 일이면 바로 끝내버리고 다음 일로 넘어갑니다.

그 다음에는 이렇게 적어둔 일들을 하나하나 보면서 적당한 곳에 분류하는 일입니다. 내가 어떤 상황 (Context)에서 이 일을 할 수 있을까: 집? 회사? 마트에서? 노특북이 꼭 필요할까? 아이패드는? 그 사람이 없으면 안되겠지? 그리고 언제 이 일을 할 수 있을지를 정해서 신뢰할 수 있는 시스템이 내가 적절한 상황, 이 일을 해야할/할 수 있는 시간이 되었을 때 내게 알려줄 수 있도록 하는 것입니다.

여기서 또 하나 중요한 개념은 프로젝트(Project)입니다. 우리가 일상적으로 생각하기에 프로젝트라하면 최소 2주 이상은 걸리고, 참여하는 사람이 여럿에 할일도 잔뜩 있어야 될 것 같지만 저자가 정의하는 프로젝트는 이와 다릅니다: 일을 완료하는데 두 개 이상의 행동이 필요한 모든 일들.
일을 완료한다는 것은 지금 불만족스러운 상황을 내가 만족할 수 있는 상황으로 변화시킨다는 의미입니다. 예를 들어, 지금 욕실이 더럽기 때문에 욕실청소를 해야겠다고 마음먹을 수 있습니다. 단순히 욕실 청소를 하는 것도 프로젝트가 될 수 있겠지요. 청소를 하려고보니 솔과 세제가 없다면 먼저 솔과 세제를 사고, 실리콘의 곰팡이나 물 때가 낀 곳에 세제를 뿌려두고, 몇 시간 뒤 솔로 문지르는 일들이 각기 다른 행동으로 하나의 프로젝트(욕실을 깨끗하게 만든다)를 완료하는 것입니다.

주의해야할 것 중의 하나는 행동을 적당한 수준에서 잘 쪼개둘 필요가 있다는 것입니다. 예를 들어 위의 욕실 청소라는 프로젝트를 프로젝트로 생각하지 않고, 그냥 욕실 청소라는 하나의 행동으로만 생각한다면, 매번 일요일 아침에 청소를 하려고 마음을 먹을 때마다 집에 솔과 세제가 없다는 사실을 깨닫고 다음으로 미루게 될 것입니다.

그리고 몇 가지 문제가 더 생깁니다. 여러 행동으로 이루어진 일을 하나의 할일로만 둔다면 조금 지칠 때 간단한 행동을 처리해 두고, 정신적으로 여유가 될 때 복잡한 일을 할 기회를 놓칠 수 있습니다. 왜냐면 언제나 그 일을 해야한다는 것을 떠올릴 때마다 그 일을 완료하기 위해서 해야할 그 많은 행동의 양에 압도당할 수 있기 때문이죠. (그렇게 일을 미루는 겁니다. 저처럼…)

그리고 일을 잘게 쪼개 둘 때의 다른 장점 하나는 — 저자의 표현을 빌리자면 — 일을 하나하나 끝내는 즐거움을 알 수 있다는 것이죠. 해도해도 끝나는 것 같지 않은 일을 하는 것보다. 일을 하나씩 할 때마다 한 단계씩 앞으로 나아가고 있다는 생각이 들면 사실 우리들은 더 많은 일을 해낼 수 있다고 생각합니다.

삶의 중요한 측면을 놓치지 않는 것

GTD의 방법론을 프랭클린 코비의 방법론과 비교하면서 하는 말 중의하나가

프랭클린 코비는 중요한 일에 집중해서 우선순위를 정해두고 그 우선순위가 가장 높을 일을 먼저하는 것인 반면, GTD는 중요도에 상관없이 닥치는 대로 해치우는 것이다. 그러니 내 의지와 상관없이 일이 밀려오는 주니어 레벨에서는 GTD가 적절하지만, 해야할 일이 많은 와중에 여러 일의 우선 순위를 살펴 업무를 처리해야하는 고위의 사람들에게는 코비 방식이 더 적당하다.

라는 것입니다.

하지만, GTD 방식이 그저 눈 앞의 일들에만 집중하는 것은 아닙니다. 처음 해야할 일들을 떠올릴 때 중요한 것 중의 하나는 그 일이 완료되었을 때의 이상적인 모습이 무엇인지 떠올리는 것입니다. 먼저 완료된 모습을 떠올린 다음에 이 목표에 닿기 위해 필요한 행동을 역순으로 찾아내는 것이죠. 그리고 당연히 GTD에서도 지금 중요한 일 또는 프로젝트를 덜 중요한 것들과 구분할 수 있도록 합니다. 사실 지금 급하지 않은 것은 나중에 적당한 때에 할 수 있게 시간을 정해두거나, 아니면 언젠가 할 일정도로 따로 빼 둘 수도 있습니다.

그리고 책에서도 Vision, 목표, 프로젝트 등등으로 내 주변의 일들을 나누어 볼 수 있는 일종의 필터를 제공하기도 합니다. 비전을 이루기 위해서 달성해야할 목표들을 설정하고, 그 목표를 달성하기 위해 수행되어야 할 프로젝트들을 정의한 다음에, 각 프로젝트를 완료하기 위해 필요한 행동을 정의해서 적당한 컨텍스트나 날짜에 분류해 두는 방식입니다. 그리고 이러한 분류를 통해서 일뿐 아니라 나 자신과 가족을 위해 중요한 일에도 좀더 집중할 수 있도록 도와줍니다.

마치며…

물론 이 책을 한 번 읽는 것이 더 여유롭고 생산적인 인생을 보장해 주는 것이 아닙니다. (저자는 자기 책은 여러 번 읽어야하고 읽을 때마다 배우는게 있을 거라고 자랑하네요) 일단 저부터도 책을 거의 다 읽은 시점부터 회사 업무가 시즌에 들어가서 제대로 체계를 갖춰볼 생각은 아직 못해봤어요. 1월 정도에 도전해볼 생각입니다. 아직 제대로 시작한 것은 아니지만, 제가 이 책을 읽은 뒤로 계속 염두에 두고 있는 것은 2분 법칙다음 행동(Next Action)이라는 원칙입니다. 2분 법칙은 위에 잠깐 썼듯이 당장 해결할 수 있는 일이면 미뤄두지 말고 처리해버린다는 것(반드시 2분일 필요는 없습니다.)이고, 다음 행동은 내가 원하는 형태로 프로젝트를 종료하기 위해서 지금 이 행동이 끝나고 해야 할 행동이 무엇인지 찾아두겠다는 것입니다.

한 때 여러 종류의 자기 계발서에 탐닉하기도 했었습니다만 그런 책은 읽을 때만 그럴 듯하고 읽고 나면 허무한 경우가 많았습니다. 읽을 때는 좋은 말인데, 그래서 구체적으로 무엇을 해야하느냐에 대해서는 지침이 부족한 경우가 많았지요. 이 책은 저자가 자신이 만들어 낸 방법론을 설명하는 책이면서 동시에 그 방법론을 토대로 수많은 사람들을 컨설팅하면서 얻은 임상 지식을 풀어둔 책이기도 하기에, 그 원칙을 상대적으로 쉽게 따라해볼 수 있습니다.

그렇다고 당장 인생이 바뀌기를 기대하지 마세요. 이 방법론을 적용하면서 가장 힘든 일은 할 일들의 체계를 주기적으로 관리하고 업데이트하는 것이고, 실제로 완전히 습관화되기 전에는 자꾸 이 일 자체를 미루고 싶어집니다. 저자도 이 방법론을 제대로 적용하기 위해서는 최소 2~3년은 몸에 익어야 된다고 말하고 있지요. 그럼에도 불구하고, 이 방법론을 통해 기존의 수동적인 태도에서 벗어나서 좀더 적극적으로 내 주변의 여러 일들을 처리하도록 스스로를 독려할 수 있게 되는 점에서 단기적인 가치도 있어 보입니다.

 

Taskmator: 아이폰과 아이패드를 위한 Taskpaper 클라이언트

Taskmator는 iOS 기기에서 Taskpaper 형식의 문서와 호환되도록 개발된 앱입니다. 그러니 일단 Taskpaper가 무엇인지부터 간단히 설명드릴게요.

Taskpaper

Taskpaper는 할일을 관리하는 방식의 하나입니다. GTD나 프랭클린 코비 등이 의미하는 것과 달리, 방법론적인 것은 아니고, 할일과 프로젝트를 기록하고 관리하는 기술에 대한 것이지요. 다른 무엇보다도 호환성 측면을 가장 높이두고 개발한 방식이라고 생각할 수 있습니다. 예를 들어, OmniFocus나, Things를 이용하는 것 뿐만 아니라, 여러 플랫폼과 호환되는 Todoist, Wunderlist 등을 이용하더라도, 내가 기록해둔 할일과 프로젝트는 바로 그 프로그램에 맞는 형식으로 저장되어 관리되고, 만약 Wunderlist에서 한 일을 어떻게든 파일에 접근해서 Things로 열어본다면 이해할 수 없는 말들만 잔뜩 보게 될 겁니다. 이에 반해 Taskpaper는 그 이름이 의미하듯이 단순히 종이, 즉 txt파일에 할일을 적어서 관리하는 것입니다. 다만 생각나는대로 적어두면 관리가 어려우니까 나름의 체계를 세운 것이라고 볼 수 있죠.

기본적인 규칙은 아래와 같습니다.

  1. 프로젝트는 무엇이든 쓰고나서 뒤에 콜론(“:”)을 붙이면 됩니다.
  2. 할일을 쓸 때는 앞에다가 대쉬(“-“)를 붙여주면 되요.
  3. 뒤에 콜론이 붙지 않고, 앞에 대쉬도 없다면 그냥 노트가 됩니다.
  4. 태그를 달 때는 골뱅이(“@”)를 활용하세요.
    • 마감일자나 시작일자도 모두 태그의 일종으로 처리하고,
    • 태그 뒤에는 괄호를 붙여서 추가적인 정보를 줄 수 있습니다.

위 규칙을 바탕으로 예를 들어보면 아래와 같습니다.

Project1:

– 할일 1번 @due(2015-08-15) @waiting(부장님) @업무

– 할일 2번 @개인

이건 그냥 노트

이런 식으로 작성해주면 Project1이라는 프로젝트 아래에 두 개의 할 일이 있고, 노트가 하나 기록되어 있는 것으로 작성이 된 겁니다. 첫 번째 할 일은 업무 관련이고 부장님 대답을 기다리고 있고, 마감일은 8월 15일인 것이지요. 그리고 이런 모든 내용을 단순 텍스트 파일에 저장을 하는 겁니다.

Taskmator

Taskmator는 이러한 Taskpaper 형식의 파일을 읽어들여서 프로젝트와 할일, 노트를 성격에 맞게 구분해서 표시해주는 앱으로, 텍스트 파일의 확장자를 .todo나 .taskpaper 또는 .tp 등으로 설정하면 자동으로 인식을 합니다.

화면에서와 같이 프로젝트를 인식해서 특정 프로젝트로 바로 이동할 수 있고, 필요한 경우에는 별개의 파일을 만들어서 구분해서 사용할 수 있습니다. 텍스트에 기반하고 있기 때문에 사용법 자체는 간단한 편입니다. 설정에 들어가면 글자체 (영문만)와 배경 색 등을 세밀하게 조정할 수 있고, 드롭박스 등과 연동할 수 있는 메뉴가 있습니다. 그리고 할일을 어떤 순서로 보여주고, 마감기한 등을 정할 때 Datepicker 설정 등에 대한 옵션이 있습니다.

문서 형식은 앞서 말씀드린 방식으로 저장되지만, 그렇다고 일반 텍스트 에디터처럼 작성할 수는 없다는 점이 조금 불편합니다. 우측 상단의 +를 누르면 프로젝트/노트/할일 중의 하나를 선택해서 추가할 수 있습니다. 윗줄에 아무것도 없다면 기본으로 프로젝트 입력줄이 생성되고, 위에 노트가 있다면 노트, 그 외에는 할일이 기본 생성됩니다. 하지만 앞에서 말씀드렸던 기본 양식을 적용하면 노트 상태에서도 프로젝트나 할일을 입력할 수 있습니다.

그 외에 @due 태그를 사용하면서 날짜를 입력할 때, 데이트피커를 사용할 수 있습니다. 그리고 시간까지 입력할 경우, 따로 알림을 받을 수 있다는 점도 Taskmator의 장점입니다. (일반적으로는 텍스트로 관리하니까 따로 알림을 받거나 하는 것은 되지 않고, 주기적으로 기한과 시간 등을 확인해 줘야합니다. 그런 의미에서 어떤 사람들은 태스크페이퍼 방식의 할일관리가 옴니포커스나 씽즈 등의 별도 애플리케이션을 활용하는 것보다 훨씬 능동적인 방식이라고 말하기도 합니다.)

그리고 일이 완료되었을 때는 언제든 그 할 일을 왼쪽에서 오른쪽으로 스와이프 해주면 종료 처리가 되고, 맨 아래에 Archive 형식으로 모아둘 수 도 있습니다. 기타 자잘한 기능들로는 해당 프로젝트나 할일을 꾹 눌러서 다른 곳으로 이동할 수도 있고, 다른 프로젝트는 접어둘 수도 있습니다.

개인적으로 느낀 치명적인 단점은 생각보다 호환이 잘 안된다는 것이었습니다. 일단 다른 앱으로 관리하고 있던 할 일들이 꽤 많아서 아이패드나 아이폰에서 바로 입력하기가 쉽지 않았습니다. 그래서 장점을 잘 살려서 노트북에서 텍스트 에디터를 열고 제 프로젝트와 할일을 모두 입력하고 아이폰이나 아이패드의 태스크메이터에서 입력이 잘 되었는지 확인해 봤습니다. 그런데 왠걸 프로젝트는 제대로 인식이 되는데, 할일은 모두 노트로만 인식이 되었습니다. 탭으로 들여썼기 때문인데, 앞의 탭을 모두 삭제하면 그나마 할 일로 인식을 했지만, 맞는 프로젝트에 제대로 배속이 되지 않고 따로 동떨어져 있었습니다. 그래서 태스크메이터에서 할일을 입력해서 노트북에서 열어보면, 제가 처음 입력했던 것과 차이가 없어요. 그런데 약간이라도 수정을 했다면 다시 노트로만 인식을 합니다.

태스크 페이퍼 방식을 시도했던 가장 큰 이유가 호환성 (어디서든 어떻게든 열어볼 수 있다) 때문이었기에 몇 번 시도해 보고는 포기하기로 결심했습니다. 아마 윈도용의 태스크페이퍼 프로그램으로 편집해보면 제대로 인식될 지도 모르지만, 그런식으로 프로그램을 구입해서 사용해야 한다면 굳이 태스크페이퍼를 사용하는 의미도 없을 뿐더러, 호환된다는 보장도 없고 가격도 그리 저렴하지는 않습니다. 결론적으로 여러 플랫폼에서 호환성을 생각하신다면 Todoist, Wunderlist, Toodledo 중의 하나를 선택하는 것이 가장 좋을 것 같습니다.

 

GoodTask2: 미리알림의 훌륭한 확장

얼마전 클리앙에서 우연히 GoodTask2 앱의 리딤코드를 이벤트를 통해서 얻을 수 있어서 사용해볼 수 있었습니다. GoodTask는 아이폰/아이패드에 기본으로 제공되는 미리알림과 동기화되면서 해당 기본앱의 기능을 확장해 주는 역할을 합니다. 미국 앱스토어에서도 지속적으로 좋은 평가를 유지하고 있고, 디자인도 상당히 깔끔한 편입니다.

기본

GoodTask가 기본 미리알림보다 편리한 점은 무엇보다 첫 화면에 단순히 리스트만 보여주는 것이 아니라 주간 또는 월간 달력화면 아래에 그 날, 그 주, 또는 그 달의 일정과 할 일을 모아서 보여준다는 점입니다. 저는 일정까지 섞여 있는 것이 불편해서 꺼두었지만 일정을 함께 보여줌으로써 해야할 일들을 끝내기 위해 좀더 잘 계획할 수 있도록 도와줍니다. 기본화면은 리스트, 일, 주, 월로 구성되어 있는데, 리스트는 기본적으로는 미리알림의 리스트 화면과 비슷하다고 생각하시면 됩니다. 추가적으로 일정이 있는 일, 없는 일, 만기가 지나 갔거나 해쉬태그를 붙여둔 일들을 별도로 확인해 볼 수 있습니다.

사용

할일 만들기

할 일을 추가하기 위해서는 일/주/월 화면에서 화면을 아래로 살짝 당겨주면 됩니다. 그러면 할 일의 제목을 입력할 수 있고, 키보드 살짝 위에 상세/ 계속 추가하기라는 글자가 생겨납니다 계속 추가하기는 말 그대로 제목만 입력한 채로 여러 할 일을 한 번에 입력하는 것이고, 상세를 누르면 할일의 성격을 자세히 분류해 줄 수 있습니다. 완료 예정일을 켜면 현재 시각이 기본값으로 들어 있고, 알람 시간도 적당히 바꿔주면 됩니다. (다만 버그인지 할 일을 생성하면서 완료예정일을 며칠뒤로 해도 생성된 할 일을 보면 현재시각으로 완료예정일이 설정되어 있어서 다시 수정해 줘야됩니다.) 반복 기능은 미리알림에서 제공하는 것에 비해서 좀더 세부적인 반복 주기를 제공합니다.

스마트 리스트

해쉬태그(#)를 이용해서 스마트 리스트를 만들어 사용할 수 있어요. 태그는 제목줄에 붙이든 상세의 메모란에 붙이든 상관없이 작동합니다. 일종의 “검색 기록 저장”과 비슷한 기능이라고 생각하시면 됩니다. 할 일을 만들면서 스마트 리스트 항목을 만들려면 두 가지 방법이 있습니다. 그냥 제목이나 메모를 입력할 때 같이 붙여 써주거나, 이미 생성된 할일을 꾹 눌러서 빠른 액션 화면을 불러온 뒤에 미리 저장해둔 태그 버튼을 눌러주는 것이지요.

빠른 액션

빠른 액션은 할일을 잠시 누르고 있으면 나타나는 메뉴입니다. 기본 제공된 것을 사용해도 문제가 없고, 필요하다면 맨 아래를 제외한 세 줄은 직접 수정해서 사용할 수 있어요. 이미 만들어진 할 일들에 대해서 시간을 잠시 미루거나, 우선순위를 주거나 태그를 입히는 등의 작업을 빠르게 할 때 사용하시면 됩니다.

기타 기능: 위젯

위젯은 이런 종류의 다른 할일 앱에서 제공하는 것과 유사한 기능과 디자인입니다만, 제가 사용해 본 것 중에서는 Things와 함께 가장 깔끔하고 유려한 모습을 보여준다고 생각합니다. 워치용 앱은.. 제가 워치가 없어서 생략할게요.

아쉬운 점

  1. 낮은 계층 구조: 일단 미리알림의 계층구조를 그대로 가져오다 보니 어쩔 수 없는 부분인 것 같습니다. 리스트 – 할일의 2 단계까지만 제공해요. 물론 미리알림과 동기화를 하기 위해서는 중간에 프로젝트 같은 것을 끼워넣기는 어려울 것이라고 생각합니다. 그리고 일반적인 거의 모든 경우에 있어서 굳이 프로젝트를 따로 나눠서 정리해야할 필요성도 별로 없구요. 그래도 이런저런 일들이 섞여있을 때 정돈되어 보이면 마음이 좀더 편하기는 합니다.
  2. 태그 관리: 미리알림에 그대로 동기화하려다 보니 메모나 제목줄에 그대로 태그를 입력하는 것으로 보입니다. 다만 2Do를 살펴봤을 때, CalDav 형식으로 동기화를 했었던가 해서 미리 알림을 통해서도 별도 태그를 동기화하고 관리할 수 있었던 것으로 생각하고 있습니다. 유사한 방식으로 태그나 프로젝트에 대한 속성을 주고, 별도로 관리할 수 있게 하면 좀더 편하지 않을까하는 생각이 듭니다.

결론

할일관리까지 복잡하게 하고 싶지 않고, 미리알림이 해야할 일들을 관리하는 최고의 방법이라고 생각한다면, 틀림없이 GoodTask가 미리알림에서의 간결함을 유지하면서도 확장된 기능을 제공하는 훌륭한 대안이 될 수 있다고 생각합니다. 특히 Fantastical이나 PI같은 달력에서 할 일도 같이 보고 싶은데, 여기서는 내 생각처럼 세밀한 조정이 잘 안된다면 GoodTask는 정말 만족스러운 경험을 제공해 줄 것입니다. 하지만 할일을 프로젝트 단위로 나누고 쪼개서 관리하는 것을 좋아한다면 GoodTask는 좀 답답할 수 있어요.

 

GTD: OmniFocus v. Things

  1. 소개: GTD & OmniFocus vs. Things

    GTD는 David Allen이 처음 주장한 할 일 관리 방법론으로, 해야할 일이 생각날 때마다 한 곳에 모두 모아서 적어 두었다가, 시간이 날 때 언제 이 일을 할 수 있을 지 정리해 두고, 그 일을 할 수 있게 되었을 때, 할 수 있는 일을 모두 끝내자는 생각에 기반을 하고 있습니다. 사실 저도 GTD에 대한 책을 아직 읽어보진 않고 인터넷을 통해서만 접하고 지식을 얻었기 때문에 부족한 부분이 있습니다. 여기서는 GTD에 대해 다루기 보다는 GTD를 기반으로 한 두 개의 유명한 할 일 관리 App을 사용해 본 경험을 공유해 보려고 합니다.

    OmniFocus와 Things는 모두 GTD를 기반으로 한 앱입니다. 기본적인 작업 흐름은 크게 다르지 않다고 생각하지만, 제작자의 철학이 달라서인지 세세하게 사용법이 다릅니다. 일단 먼저, 그리고 더 오래 사용해 본 Things의 경우에는 GTD 기법을 적용하기 쉽고 유연하게 약간의 수정이 가해졌습니다. 이를 위해서 컨텍스트라는 GTD의 핵심적인 개념 중 하나를 포기하고 대신 태그를 도입했습니다. 이와 달리 OmniFocus는 GTD를 최대한 깊이 있게 적용할 수 있도록 고민한 듯합니다. 가장 단적으로는 다른 GTD 앱과도 다르게 거의 유일하게 다층 개념의 GTD를 지원하고 있다는 사실이 이 점을 잘 보여주고 있다고 생각합니다.

    참고로 이 포스팅은 iOS 앱만을 대상으로 했습니다. 맥이 없어요..

  2. 사용 흐름

    GTD의 기본적인 업무흐름은 __수집 > 처리 > 실행 > 리뷰__로 이루어져 있습니다. 그리고 두 애플리케이션 모두 기본적으로 이 흐름을 따르고 있습니다. 다만 앞에서도 말씀드렸다시피 세세한 부분에서 약간씩의 차이를 보여주고 있습니다.

    1. 수집(Collect)

      수집은 무언가 할일이나 아이디어가 떠올랐을 때, 바로 Inbox 같은 곳에 기록해 두는 것입니다. 따라서 인박스에 접근하는 것은 쉽고 빨라야 됩니다. 일단 두 개 모두 앱 내에서 어디에서든지 + 기호를 누르면 바로 할 일을 만들 수 있습니다. 이 과정에서 차이점은 옴니포커스는 _Save+_라는 버튼을 따로 만들어서 연속적으로 인박스 아이템을 생성할 수 있다는 것입니다. 그 외에 수집 과정에서 두 앱이 도입한 유용한 기능과 차이는 아래와 같습니다.

      • Share/Action Extension: 옴니포커스와 씽즈 모두 익스텐션 기능을 이용해 사파리 등 외부 앱에서 바로 자신들의 앱에 인박스 아이템을 생에할 수 있게 해줍니다. 여기서 옴니포커스는 익스텐션에서 바로 프로젝트와 컨텍스트 등을 지정할 수 있는 반면, 씽즈는 제목과 노트를 쓰고 그저 인박스로 담을 수 만 있다는 점입니다.
      • 미리알림에서 불러오기: 둘 다 미리알림에서 불러오기가 됩니다. 이 부분은 별 차이가 없을 것 같습니다.
      • url scheme: 역시 둘 모두 지원합니다. 저는 아주 기본적인 수준에서만 사용하고 있고, 아직 옴니포커스는 url scheme 사용해 보지는 않았습니다.
      • 위젯: 씽즈는 위젯에서 바로 새로운 할 일을 등록하는 화면으로 이동할 수 있습니다.
    2. 처리(Process)

      처리라는 것은 수집해서 인박스에 담아둔 할 일들을 하나씩 살펴보면서 적절한 프로젝트/컨텍스트(씽즈라면 태그)를 부여해서 나중에 할 수 있는 상황이 왔을 때를 대비하거나, 바로 끝낼 수 있는(대개 2분 이내) 일이라면 그 자리에서 끝내는 과정입니다. 이 과정에서 중요한 개념이 프로젝트와 컨텍스트 등일 것이고 여기에서 씽즈와 옴니포커스도 가장 크게 차이가 납니다.
      • Folder/Project

        옴니포커스에서는 프로젝트 외에 폴더라는 개념도 있습니다. 우리가 알고 있는 것과 동일한 기능을 하고 있으며, 폴더에는 할 일을 배정할 수 없습니다. 하지만 폴더 아래에 다시 프로젝트 들을 둘 수 있어서 다층 구조를 형성하는데 도움을 줍니다. 이는 씽즈에서는 Areas of Responsibilities가 유사한 기능을 합니다. 차이점은 씽즈에서는 이 Area들도 바로 밑에 프로젝트가 아닌 할 일을 둘 수 있다는 것입니다.        옴니포커스의 모든 할 일은 인박스에서 나오기 위해서 프로젝트에 소속되어야 합니다. 한 번 하고 말 일들도 프로젝트가 필요하기 때문에 옴니포커스에는 기본적으로 Misc.라는 사소한 일들을 위한 프로젝트가 기본적으로 만들어져 있어요. 씽즈도 Area에 소속될 수 있다는 것을 제외하면 비슷합니다.
      • Context

        옴니포커스는 GTD의 기본 개념에 맞게 컨텍스트를 사용하고 있습니다. 컨텍스트란 내가 어떤 일을 할 수 있는 상황에 대해서 미리 분류를 해서 정리 해둔 것입니다. 그래서 나중에 그 상황이 왔을 때, 거기에 맞는 컨텍스트를 보면 지금 내가 해야 할 일을 알 수 있는 것입니다. 예를 들어, 내가 은행에 직접 가서 해야만 할 들이 주기적으로 있을 때, @은행을 컨텍스트로 지정해 두면, 나중에 은행에 갔을 때, 해야할 일들을 한 번에 처리할 수 있게 해주는 것입니다.    컨텍스트에 대해서도 새로운 아이디어들이 나오고 있습니다. [Simplicity Bliss의 한 글](http://simplicitybliss.com/a-fresh-take-on-contexts)에서는 지금 더 중요한 것은 시간이나 도구가 아니라 집중력이기 때문에 내가 어느 정도로 집중력을 가질 수 있는지에 따라서 Full Focus, Thinking, routing 등으로 컨텍스트를 구성하는 것이 더 유용할 수 있다고 주장합니다    옴니포커스는 다층의 컨텍스트를 구성할 수 있습니다. 예를 들어 특정 장소에서만 할 일 > 집 또는 회사, 가볍게 할 수 있는 일 > 책 읽기 또는 그림그리기 같은 방식입니다. 다만 하나의 할 일이 여러 개의 컨텍스트에 동시에 있을 수는 없고, 이에 대해 제작자는 해쉬태그와 Custom perspective 기능을 활용하라고 조언하네요..    씽즈에서는 태그를 사용하고, 그렇기에 당연히 할 일 하나에 여러 개의 태그를 부여할 수 있습니다. 다만, 맥에서는 한 번에 여러 개의 태그로 필터링 해 볼 수 있지만, 아이폰이나 아이패드에서는 한 번에 하나의 태그만 볼 수 있어요.
      • 할 일

        결국 할 일은 위의 두 가지 특성을 모두 갖추게 됩니다. 따라서 두 앱에서 크게 다른 점은 없습니다. 다만 옴니포커스의 경우에 사진이나 녹음 첨부가 되고, 할 일 아래에 여러 층의 하위 할 일을 둘 수 있기 때문에 좀 더 유연하게 관리할 수 있는 편입니다.
    3. 실행(Do)

      처리 과정까지 끝냈다면, 이제 때가 오면 일을 끝내야 겠죠. 이건 말 그대로 아주 간단합니다. 앱에 들어가서 앞에 있는 박스에 체크를 해주거나(씽즈), 뒤에 달린 동그라미에 체크(옴니포커스)를 해주면 됩니다. 세부적으로 약간의 차이는 씽즈는 앞의 박스를 꾹 누르고 있으면 취소 또는 완료 중에서 선택할 수 있는 메뉴가 떠서, 바로 취소를 할 수 있습니다. 당장 할 일이 아니라고 판단되면 Someday로 보내두면 되구요. 옴니포커스는 취소를 하려면 일단 할 일을 탭해서 속성 창을 열어야 합니다. 거기서 잠시 정지 시켜 둘 생각인지, 아니면 Drop 해 버릴지 선택할 수 있습니다. 그 외에 씽즈와 옴니포커스에서 업무를 처리하는 과정에서 몇 가지 차이가 있습니다.
      • Widget: 위젯은 확실히 씽즈 쪽이 좀더 제 취향에 맞습니다. 깔끔하고, 바로 할 일 작성 화면으로 갈 수도 있습니다. 무엇보다도 Today에 표시되는 할 일들은 기한에 상관없이 떠 있기 때문에 보기가 편합니다. 옴니포커스의 경우에는 클리어의 위젯과 마찬가지로 오늘이 마감인 할 일들이 위젯에 뜹니다. 제가 중요 표시한 것은 따로 뜨지 않는 점이 아쉽고, 마감이 지나면 바로 알람이 오고, 위젯에서는 더 이상 뜨지 않는 점도 불편한 사항입니다. 제작사에 피드백을 줬지만, 개선이 있을지는 모르겠습니다.

      • Due(date & time): 씽즈에서는 마감 날짜만 정할 수 있고, 시간을 정할 수는 없습니다. 아마 제작사는 마감일이 오면 굳이 __마감시한__까지 기다리지 말고 그날 가능할 때 끝내버리라는 의도인 것 같습니다. 이와 달리 옴니포커스는 시간도 반드시 지정하도록 되어있습니다. 전 사실 대부분의 일들이 엄격한 마감시한을 가지고 있지 않고, 그날 중에만 끝내면 되는 경우가 많기도 하고, 씽즈를 먼저 쓰기 시작해서 그런지 매번 시간을 정하는 것이 좀 귀찮기는 합니다. 그래도 할 수 없는 것보단 시간을 정할 수 있는 것이 더 유용하다고 생각해요.

      • 위치: 씽즈는 위치 기반 알림을 지원하지 않습니다. 옴니포커스는 컨텍스트에 특정 위치를 지정해 뒀다가 그 컨텍스트에 할 일이 배속되어 있으면 알려줍니다. 물론 없는 것보다는 있는 것이 좋은 기능이지만, 저로서는 옴니포커스에서 해당 기능은 잘 사용하지는 않고 있습니다.

    4. Review

      GTD에서는 주기적으로 내가 진행 중이거나, 정지시켜둔 프로젝트와 할 일을 검토하면서 수정이 필요한 부분들에 대해서는 수정을 하는 시간을 가지도록 하고 있습니다. 옴니포커스에서는 별도의 리뷰 기능이 있으며, 일주일에 한 번 제가 구성한 각 프로젝트 별로 돌아가면서 리뷰를 할 수 있도록 도와주고 있습니다. 씽즈에는 Daily Review라는 기능이 있으나, 이것은 어떤 할 일의 마감기한이 설정한 범위 이내로 들어올 때, Today 탭에서 보여줄 지, 아니면 나중으로 미룰지 결정하는 것으로 옴니포커스와 같은 주기적은 검토 과정은 아닙니다. 씽즈를 사용한다면 Next나 Scheduled, Someday 항목을 둘러보면 직접 리뷰를 할 수 밖에 없습니다.
  3. 결론

    GTD를 통한 할 일관리 앱의 양대 산맥이라고 불리는 두 앱에 대해서 간략히 작성해 보았습니다. 개인적으로는 오래 사용한 씽즈가 좀더 친숙하지만 기능이나 활용도 면에서 옴니포커스에 좀더 후한 점수를 주고 싶습니다. 사실 씽즈가 아직 편한 이유가 옴니포커스는 아이패드에서만 사용하고 있기 때문일 수 있어서라고 생각해요. (조만간 Universal 앱으로 업데이트 한다는 뉴스를 접하고 가격이 오르기 전에 아이패드 버전 먼저 구매해 보았습니다)물론 둘 다 좋은 앱이고, 둘 중 어느 하나가 더 마음에 든다면 그건 둘 중 하나가 못나서라기 보다 개인의 취향에 더 잘 맞기 때문일 것이라고 생각합니다.결론적으로 좀더 단순하고 빠른 것을 원하지만, 미리알림보다는 더 체계적으로 정리해 보고 싶다면 씽즈가 제격이라고 생각합니다. 하지만 씽즈에는 없는 기능들이 아쉽고, 삶의 여러 부분에서 튀어나오는 여러 일들을 한 번 제대로 정리해보고 싶다면 옴니포커스도 좋은 선택일 수 있다고 생각합니다.

 

 

2Do vs Things

스마트폰을 구입한 이후, 일정이나 해야할 일을 스마트폰에 입력해서 관리하는 것을 더 편히 여기게 되었습니다. 그러다가 구매한 앱이 바로 2Do와 Things인데요. 둘 모두 장단점이 있는 도구라고 생각합니다. 저 같은 경우 먼저 구입한 것은 2Do이고, 기능적인면에서 만족하고 사용하였습니다. 그러다가 반쯤은 실수로 반쯤은 호기심에 Things for iPhone을 구입하였는데, 단순하지만 딱 필요한 만큼은 있는 기능과 무엇보다 빠른 동기화가 마음에 들어 iPad버전까지 구매하여 사용하고 있습니다. Mac은 없기 때문에 이 글에서는 iOS버전에 대해서만 말씀드리려 합니다.

2Do

2Do는 GTD에 기반한 앱은 아니지만, 태그 등을 활용해서 GTD에 맞춰 사용할 수는 있습니다. 그리고 비록 컨텍스트는 지원하지 않아도, 새로운 버전에서는 인박스 개념은 도입할 것으로 보입니다. 지금은 버전 3의 베타를 아이폰과 아이패드에서 사용 중인데, 베타이기 때문에 아이클라우드 리마인더를 이용한 동기화가 조금 불안정한 면이 있긴하지만 전반적으로 사용성과 비주얼 측면에서 대폭 향상되어 매우 만족스럽습니다. 사실 이전 버전에서는 동기화가 마음에 들지 않아 Things로 옮겨 갔엇는데, 새로운 버전은 동기화도 제법 차분해 졌습니다. 더구나 완전히 갈아엎었다 싶은 수준의 업데이트도 무료로 제공된다는게 고마울 정도지요.

장점

  • 할일, 프로젝트, 체크리스트 간 변환이 매우 쉽고 빠름
  • 여러 리스트(폴더)를 다시 그룹으로 나누어 관리할 수 있음
  • 스마트 리스트로 검색 조건 저장
  • 다양한 동기화 수단. 특히 미리알림을 통하면, 태그까지 동기화하면서도 미리알림에서도 관리가 되기 때문에 맥을 사용못하는 경우에도 편의성이 높음

단점

  • 여전히 상대적으로 느린 동기화 속도. 특히 최초 동기화 시간은 무척이나 긴 편
  • 드롭박스를 이용해 동기화하면,미리알림에 있는 할일 가져오기가 안 되느는 듯

Things

Things는 단순하지만 나름 강력한 태그와 반복관리 등을 등에 업고 히트를 친 할일 관리 앱입니다. 이전 버전은 잘 모르겠지만, 두 번 째 버전에서 도입한 동기화 시스템은 지금 다시 봐도 감탄이 나올만 해요. 의식하기도 전에 완료된다는 느낌. 하지만 그에 반해 사용하기엔, 특히 iOS버전은, 조금 불편한 점이 있어요. 아이패드 버전의 경우에도 정말 화면만 좀 커졌다 뿐이지 아이폰 버전과 딱히 다를게 없는 사용성이고, 개발 속도도 할일 관리 도구를 만드는 곳치고는 무척이나 느린 편입니다. 그래서 중간에 Things를 한참 쓰다가 2Do 3.0의 베타에서 동기화를 지원하면서부터는 2Do를 주력으로 사용하고 있습니다. 저만 그렇게 느낀게 아닌 듯, 트위터를 보면 1년 넘게 다음 버전을 개발한다면서도 의미있는 정보를 알려준 것이 없어서, 많은 사람들이 실망하고 Wunderlist나 OmniFocus같은 다른 앱으로 옮겨 가고 있어요. 그런데 오늘 일단 2.5 버전을 통해 iOS 8의 확장 기능을 쓰는 프리뷰를 발표해서 다시 사용자들을 설래게 하고 있네요. 일단 매우 가볍고 딱 필요한 기능은 다 있어서 좀더 고민해볼까합니다.

장점

  • 단순함과 필요한 기능 사이에서의 세련된 균형
  • 강력하고 빠른 동기화
  • 반복 주기를 지정할 때, 다양한 옵션을 선택할 수 있음 (예를 들어 매달 뒤에서 몇 번 째 요일 등)
  • 태그를 만들 때 다층의 폴더구조로 만들 수 있음

단점

  • 시간 또는 위치 기반의 알람 원하지 않음
  • 태그로 필터링할 때, 오직 하나의 태그만 선택 가능
  • 2Do나 OmniFocus와 달리 사진이나 녹음 등 파일 첨부 기능 없음
  • 2Do($9.9, 유니버설)와 달리 폰($9.9)과 패드($19.9) 버전 별도 판매하며, 유상 업데이트 예상됨

 

Review: Things for iPad

예전에 Things for iPhone에 대한 리뷰를 한 적이 있습니다. 그 때는 아이폰 버전의 Things만 가지고 있었는데, 최근에 아이패드 버전의 Things for iPad도 구매하였습니다. 사실 Things든 OmniFocus든 Mac 버전 없이는 반쪽짜리라고는 하지만 아이폰 버전만으로도 일단 잘 사용하고 있었고, 좀 더 큰 화면으로 보면서 내가 할 일을 정리하는 것도 나쁘지 않을 것이라고 생각해서 아이패드 버전도 구입하였습니다.

 

 

보시다시피 더 넓은 화면에서 볼 수 있다는 점을 제외하고는 아이폰 버전과 크게 다르지 않습니다. 아이폰에서 익숙해진 사용법을 그대로 쓸 수 있고, 새로 적응할 필요가 없다는 점에서는 좋은 점이라고 생각합니다.무엇보다도 아이폰이나 아이패드에서 수정하거나 신규등록했을 때 동기화 속도가 무척 빠르고, 부드럽게 이루어진다는 점에서 매우 만족스럽습니다.예전에 2Do를 썼을 때, 2Do의 경우에는 유니버설앱이고 UI도 미려했으나, 새 할 일 등록이 조금 복잡하고 특히 동기화가 느리고 좀 어지럽다는 느낌이 들어서 새로운 ToDo 앱을 찾아 다녔기 때문에 더 만족스럽게 느껴집니다.

하지만 몇 가지 아쉬운 점도 있습니다.

첫 번째는 새로 할 일을 등록할 때 아이패드의 넓은 화면을 다 활용할 수 없다는 점입니다. 물론 할 일 등록화면이 전체를 차지한다면 그 또한 불편할 것이 틀림없지만 등록 화면이 한 쪽 귀퉁이에만 나오고 상세한 설정을 할 때는 한 번씩 더 버튼을 눌러야 하는 부분은 개선된다면 더 좋을 수 있을 듯합니다.

그리고 태그로 할일을 분류할 때 여러 개의 태그를 동시에 선택할 수 없다는 점입니다. 아이폰은 그러려니 했지만, 아이패드 버전에서는 여러 태그로 동시에 검색할 수 있다면 더 좋지 않았을까 하는 생각이 듭니다.

+ 아이폰과 유사한 인터페이스 (간결한 입력과 편리한 할 일 관리)

+ 빠르고 부드러운 동기화(Things Cloud)

– 여러 태그 동시 검색 불가능

– 화면 활용이 좀 부족하게 느껴짐